RESUMEN

El artículo tuvo como objetivo evaluar el impacto de la implementación de herramientas tecnológicas emergentes en la gestión administrativa de una organización. Metodológicamente, el estudio adoptó un diseño cuasiexperimental con un grupo experimental y un grupo de control. Se seleccionaron dos grupos de empresas del sector público. El grupo experimental adoptó el uso de las herramientas tecnológicas, mientras que el grupo de control mantuvo su sistema tradicional de gestión. Como técnicas, se emplearon encuestas y análisis de indicadores de desempeño administrativo. Las mediciones se realizaron antes y después de la implementación de las tecnologías, utilizando una escala Likert. Los resultados indicaron que el grupo experimental observó mejoras significativas en varios aspectos de la gestión administrativa en comparación con el grupo control. Como conclusión, la satisfacción de los empleados también aumentó debido a la simplificación de procesos administrativos y la eliminación de tareas repetitivas gracias a la automatización.

Descriptores: Gestión administrativa; herramientas tecnológicas emergentes; automatización; mejoras significativas. (Tesauro UNESCO).

ABSTRACT

The objective of the article was to evaluate the impact of the implementation of emerging technological tools in the administrative management of an organization. Methodologically, the study adopted a quasi-experimental design with an experimental group and a control group. Two groups of public sector companies were selected. The experimental group adopted the use of technological tools, while the control group maintained its traditional management system. Surveys and analysis of management performance indicators were used as techniques. Measurements were taken before and after the implementation of the technologies, using a Likert scale. The results indicated that the experimental group experienced significant improvements in several aspects of administrative management compared to the control group. As a conclusion, employee satisfaction also increased due to the simplification of administrative processes and the elimination of repetitive tasks through automation.

Descriptors: Administrative management; emerging technological tools; automation; significant improvements. (UNESCO Thesaurus).

INTRODUCCIÓN

En el contexto actual, caracterizado por una creciente digitalización y globalización, las organizaciones enfrentan el desafío de adaptarse a nuevas formas de gestionar sus operaciones administrativas (Flores y Pimentel, 2023; Sánchez y Arroyo, 2022). La evolución de la tecnología ha permitido la aparición de herramientas innovadoras que transforman los procesos de toma de decisiones, la gestión de recursos y la comunicación interna en las instituciones (Barragán, 2022; Solano et al., 2024). Estas herramientas tecnológicas emergentes, que incluyen la inteligencia artificial (IA), el big data, la automatización de procesos, y el Internet de las Cosas (IoT), han demostrado un potencial significativo para mejorar la eficiencia administrativa, reducir costos operativos y mejorar la calidad del servicio al cliente (Olarte et al., 2023; Macías et al., 2020).

Es bien sabido que la gestión administrativa ha experimentado una transformación significativa impulsada por estos avances tecnológicos. Desde los primeros sistemas de procesamiento de datos, hasta la integración de plataformas digitales, las organizaciones han sido testigos de un cambio profundo en la manera en la cual gestionan sus operaciones diarias. La digitalización ha elevado las expectativas en términos de rapidez, precisión y eficiencia en los procesos administrativos, lo que ha llevado a las organizaciones a buscar soluciones tecnológicas, que no solo mejoren sus operaciones internas, sino también les permitan adaptarse a un entorno empresarial cada vez más competitivo y cambiante.

Las herramientas tecnológicas emergentes ya mencionadas previamente, están configurando el futuro de la gestión administrativa, por cuanto han demostrado ser capaces de optimizar tareas repetitivas, predecir tendencias mediante el análisis de datos en tiempo real, y permitir una toma de decisiones más precisa y basada en evidencias.

Sin embargo, a pesar de los avances tecnológicos, muchas organizaciones, especialmente en el ámbito público, enfrentan desafíos al intentar incorporar estas herramientas en sus estructuras administrativas. La resistencia al cambio, la falta de infraestructura tecnológica adecuada, y la carencia de capacitación especializada son barreras comunes que dificultan la adopción exitosa de las nuevas tecnologías.

En el contexto de la administración pública, la necesidad de optimizar los recursos y mejorar la eficiencia de los servicios es aún más crítica. Las instituciones públicas, al ser responsables de la gestión de recursos públicos y la atención a los ciudadanos, deben actuar con mayor eficacia y transparencia. La implementación de herramientas tecnológicas emergentes ofrece un camino potencialmente revolucionario para lograr estos objetivos. Sin embargo, la transición hacia sistemas más avanzados no es sencilla y requiere un análisis profundo de los efectos que las tecnologías tienen en los procesos administrativos tradicionales.

La gestión administrativa tradicional, aunque efectiva en muchos aspectos, ha presentado limitaciones cuando se enfrenta a la complejidad y a la velocidad de las demandas del entorno actual, por cuanto precisa características de acciones obsoletas que requieren ser transformadas y ajustadas a la realidad cambiante (Flores et al., 2021). Las organizaciones modernas requieren sistemas capaces de manejar grandes volúmenes de información, facilitar la toma de decisiones estratégicas en tiempo real y optimizar recursos para mejorar la competitividad. En este sentido, las herramientas tecnológicas emergentes, no solo ofrecen soluciones técnicas, sino también abren nuevas posibilidades para transformar la manera en la cual las instituciones operan, interactúan con sus empleados y responden a las necesidades del entorno.

El uso de tecnologías avanzadas en la gestión administrativa se ha incrementado en diversas industrias, desde el sector público hasta el privado, pero la adopción de estas tecnologías no está exenta de desafíos. Las organizaciones deben superar barreras como la resistencia al cambio, la falta de capacitación adecuada y las limitaciones presupuestarias para poder implementar estas herramientas con éxito (Arenas y Bayón, 2020). A pesar de estos obstáculos, los beneficios que prometen son innegables, y los avances tecnológicos se están convirtiendo en una necesidad estratégica para las organizaciones que buscan mantenerse competitivas.

En este contexto, la investigación en torno a la gestión administrativa, apoyada por herramientas tecnológicas emergentes se ha incrementado, pero aún son limitados los estudios que proporcionen evidencia cuantitativa sólida sobre el impacto de estas herramientas en la eficiencia administrativa. En particular, existen pocas investigaciones que utilicen un enfoque cuasiexperimental para evaluar de manera objetiva el efecto de estas tecnologías en contextos reales de gestión organizacional.

Este estudio tuvo como objetivo evaluar el impacto de la implementación de herramientas tecnológicas emergentes en la gestión administrativa de una organización. Se analizaron indicadores clave como la mejora en la toma de decisiones, la reducción de tiempos de procesamiento, la eficiencia en la asignación de recursos, y la satisfacción de empleados y los usuarios de los servicios administrados.

La hipótesis principal se orientó en afirmar que la adopción de herramientas tecnológicas emergentes en la gestión administrativa conlleva una mejora significativa en los procesos organizacionales, al reducir los tiempos de gestión, aumentar la precisión en la toma de decisiones y optimizar el uso de los recursos. Se buscó aportar evidencia sobre cómo estas herramientas han podido transformar la gestión administrativa, proporcionando datos cuantificables que ayuden a los responsables de políticas a tomar decisiones estratégicas, en función de desarrollar acciones informadas respecto a la implementación de nuevas tecnologías en sus instituciones.

La implementación de tecnologías emergentes en la gestión administrativa puede verse como una respuesta a los crecientes desafíos en términos de eficiencia y transparencia en el sector público (Terán et al., 2019). Las herramientas tecnológicas pueden permitir tanto la reducción de los costos operativos como la mejora en la capacidad de las organizaciones para responder a los cambios en el entorno, como la demanda de servicios más rápidos y personalizados por parte de los ciudadanos.

En países en vías de desarrollo, como es el caso de muchas naciones de América Latina, la adopción de tecnologías emergentes puede ser una herramienta clave para superar las limitaciones asociadas con sistemas administrativos obsoletos. A pesar de las dificultades inherentes a la implementación de nuevas tecnologías, como la falta de infraestructura adecuada o la resistencia institucional, el impacto positivo potencial de estas herramientas justifica su exploración en profundidad.

Por tanto, en el se busca analizar cómo el uso de tecnologías como la inteligencia artificial, el big data, y las herramientas de automatización pueden mejorar la eficiencia operativa, la toma de decisiones y la comunicación en las instituciones administrativas.

MÉTODO

Este estudio se enmarcó dentro del paradigma positivista, a fin de explicar el impacto de las herramientas tecnológicas emergentes en la eficiencia de la gestión administrativa de las organizaciones públicas. El enfoque del estudio fue cuantitativo, lo cual permitió analizar de manera objetiva los efectos de las tecnologías emergentes en los procesos administrativos.

El tipo de estudio fue cuasiexperimental, ya que se realizó un experimento con un grupo experimental y un grupo de control, pero no se manipularon las variables de manera totalmente aleatoria. El grupo experimental recibió una intervención (en este caso, la implementación de herramientas tecnológicas emergentes), mientras que el grupo de control continuó con los métodos tradicionales de gestión administrativa. La diferencia en los resultados entre los dos grupos condujo a evaluar el impacto de la intervención.

La técnica de recolección de datos se basó en encuestas, lo cual permitió recabar los datos sobre la percepción de los empleados respecto a la mejora en la eficiencia administrativa, la satisfacción laboral y la efectividad de las herramientas tecnológicas implementadas. Las encuestas se estructuraron con preguntas de tipo Likert para medir la satisfacción y otras variables relacionadas con la eficiencia operativa. Los instrumentos de medición para la recolección de datos incluyeron:

· Encuesta de percepción sobre la gestión administrativa: Este cuestionario midió la satisfacción y la percepción de los empleados con respecto a los cambios en los procesos administrativos, la facilidad de trabajo, la reducción de cargas laborales y la mejora en la toma de decisiones. Las preguntas estuvieron formuladas con una escala Likert de 1 a 5 (desde "muy en desacuerdo" hasta "muy de acuerdo").

· Registro de indicadores administrativos: Un sistema de monitoreo o bases de datos en las que se registraron y compararon indicadores como el tiempo de respuesta, la satisfacción de los usuarios, los costos administrativos y la calidad en la toma de decisiones. Estos datos se obtuvieron de los sistemas de gestión utilizados por las organizaciones participantes.

En cuanto a la muestra del estudio, estuvo compuesta por dos grupos de organizaciones públicas que operaron bajo un modelo administrativo tradicional, pero que estuvieron dispuestas a adoptar las herramientas tecnológicas emergentes para mejorar sus procesos administrativos. Los criterios de selección incluyeron:

Criterios de Inclusión:

· Organizaciones del sector público con un tamaño y estructura organizativa adecuados para medir los indicadores administrativos.

· Instituciones dispuestas a implementar tecnologías emergentes como la automatización de procesos, la inteligencia artificial, o el análisis de grandes datos para la mejora de su gestión administrativa.

Se seleccionaron dos departamentos dentro de una misma institución pública (para controlar posibles variaciones), los cuales representaron el grupo experimental y el grupo de control. Cada grupo estuvo conformado por 30 participantes (empleados administrativos) para garantizar una muestra suficientemente representativa y robusta en los análisis estadísticos. Cabe destacar que la selección de las organizaciones y los participantes se realizó de manera no aleatoria (por conveniencia) debido a la naturaleza del diseño cuasiexperimental.

Los datos de las encuestas, los registros de indicadores y las entrevistas fueron procesados y analizados utilizando software estadístico SPSS. Además, las diferencias entre ambos grupos fueron evaluadas utilizando análisis estadísticos como la prueba t de Student para muestras independientes, con un nivel de significancia de 0.05.

RESULTADOS

Los siguientes resultados destacan datos relacionados con la comparación de tiempos de respuesta (en horas) en la gestión administrativa, la comparación de la satisfacción de los empleados (escala Likert 1-5), la comparación de costos operativos mensuales (en dólares) y la comparación de la calidad en la toma de decisiones (escala Likert 1-5).

Tabla 1.

Comparación de tiempos de respuesta (en horas) en la gestión administrativa.

Grupo	Pre-intervención	Post-intervención	Diferencia Media	p-valor
Grupo Experimental	10.5 ± 2.3	5.2 ± 1.4	-5.3	0.001
Grupo Control	10.3 ± 2.5	9.8 ± 2.6	-0.5	0.394

Elaboración: Los autores.

La tabla 1, muestra la comparación de los tiempos de respuesta en horas para la gestión administrativa antes y después de la implementación de las herramientas tecnológicas emergentes. El grupo experimental observó una disminución significativa en los tiempos de respuesta de 10.5 a 5.2 horas, lo que representa una reducción promedio de 5.3 horas (p < 0.05). En cambio, el grupo de control apenas experimentó una disminución de 0.5 horas, lo que no es estadísticamente significativo (p = 0.394). Esto sugiere que la adopción de tecnologías emergentes tuvo un impacto positivo en la eficiencia operativa del grupo experimental.

Tabla 2.

Comparación de la satisfacción de los empleados (escala Likert 1-5).

Grupo	Pre-intervención	Post-intervención	Diferencia Media	p-valor
Grupo Experimental	3.1 ± 0.6	4.5 ± 0.4	+1.4	0.002
Grupo Control	3.3 ± 0.7	3.4 ± 0.8	+0.1	0.613

Elaboración: Los autores.

En la tabla 2, se presenta la comparación de la satisfacción de los empleados, medida con una escala Likert de 1 a 5. El grupo experimental observó un aumento significativo en su satisfacción de 3.1 a 4.5, lo que indica una mejora media de 1.4 puntos (p = 0.002). Por el contrario, el grupo de control mostró solo un ligero incremento de 0.1 puntos, sin diferencias significativas (p = 0.613). Estos resultados sugieren que las herramientas tecnológicas emergentes, no solo mejoran la eficiencia operativa, sino también contribuyen a un ambiente laboral más satisfactorio.

Tabla 3.

Comparación de costos operativos mensuales (en dólares).

Grupo	Pre-intervención	Post-intervención	Diferencia Media	p-valor
Grupo Experimental	12,500 ± 2,200	9,000 ± 1,500	-3,500	0.012
Grupo Control	12,200 ± 2,100	12,100 ± 2,050	-100	0.842

Elaboración: Los autores.

La tabla 3, muestra los costos operativos mensuales antes y después de la intervención. El grupo experimental observó una reducción significativa de 3,500 dólares en sus costos operativos, de 12,500 a 9,000 dólares (p = 0.012). En contraste, el grupo de control apenas experimentó una disminución marginal de 100 dólares en sus costos, que no es significativa (p = 0.842). Este dato refuerza la hipótesis donde se afirma que las tecnologías emergentes pueden generar una optimización de los recursos y reducción de costos en la gestión administrativa.

Tabla 4.

Comparación de la calidad en la toma de decisiones (escala Likert 1-5).

Grupo	Pre-intervención	Post-intervención	Diferencia Media	p-valor
Grupo Experimental	2.9 ± 0.5	4.4 ± 0.3	+1.5	0.001
Grupo Control	3.0 ± 0.6	3.1 ± 0.7	+0.1	0.432

Elaboración: Los autores.

La tabla 4, presenta los resultados sobre la calidad en la toma de decisiones, medida mediante una escala Likert de 1 a 5. El grupo experimental mostró una mejora notable en la calidad de sus decisiones, pasando de 2.9 a 4.4 en la escala, con una diferencia de +1.5 puntos (p = 0.001). Por otro lado, el grupo de control evidenció una ligera mejora de solo 0.1 puntos, sin significancia estadística (p = 0.432). Esto sugiere que las herramientas tecnológicas emergentes mejoran significativamente la capacidad para la toma de decisiones informadas y rápidas, lo que tiene un impacto directo en la eficacia administrativa.

Los resultados obtenidos en las cuatro tablas conducen a reafirmar que la implementación de herramientas tecnológicas emergentes tiene un impacto positivo y significativo en diversos aspectos de la gestión administrativa.

DISCUSIÓN

La incorporación de herramientas tecnológicas emergentes en la gestión administrativa está transformando los modelos tradicionales de trabajo (Méndez et al., 2023; Sierra et al., 2017). Las tecnologías como la inteligencia artificial (IA), el big data, la automatización de procesos (RPA), y las plataformas colaborativas están ayudando a optimizar los procesos, a hacer más eficientes las operaciones y a mejorar la toma de decisiones. Cabría preguntarse, ¿cómo influye la digitalización de la gestión administrativa en la competitividad y adaptabilidad de las organizaciones? y ¿qué desafíos enfrentan las organizaciones al implementar estas tecnologías en términos de formación, costos y resistencia al cambio?

Las repuestas son sencillas, las herramientas tecnológicas emergentes, como sistemas de gestión empresarial (ERP), la nube, las plataformas de colaboración (como Slack o Microsoft Teams), y la inteligencia artificial, pueden facilitar la comunicación, la colaboración y la gestión de proyectos. Sin embargo, integrar estas herramientas en la estructura organizativa y en los procesos administrativos puede ser complicado.

Por ende, una de las promesas clave de la implementación de tecnologías emergentes en la gestión administrativa es la mejora de la eficiencia y la reducción de costos operativos (Quiroz y Bracho, 2023; Piñeiro, 2023). Las tecnologías como la automatización de tareas repetitivas y la analítica avanzada, permiten a las organizaciones gestionar recursos de manera más efectiva, superar los desafíos y reducir la necesidad de intervención humana en tareas rutinarias.

Para ello, se requiere que el personal que implementa las nuevas tecnologías, se adapte a nuevas formas de trabajo. Esto implica un cambio cultural dentro de la organización, donde la capacitación continua juega un rol fundamental (Camacho et al., 2020; Morgado et al., 2019). La falta de habilidades tecnológicas puede generar resistencia al cambio o la exclusión de ciertos empleados de las nuevas herramientas.

Las herramientas tecnológicas emergentes en la gestión administrativa a menudo manejan grandes cantidades de datos sensibles. La seguridad y la privacidad de estos datos son una preocupación creciente, ya que las vulnerabilidades tecnológicas pueden llevar a filtraciones de información o ciberataques.

Ahora bien, ¿cómo deben las organizaciones gestionar los riesgos asociados a la ciberseguridad al implementar nuevas tecnologías? y ¿qué medidas de protección de datos son necesarias para garantizar la seguridad de la información confidencial?

En este particular, las tecnologías emergentes proporcionan herramientas poderosas para la toma de decisiones, como sistemas de análisis de datos en tiempo real, algoritmos predictivos y modelos de optimización. Estas tecnologías permiten a los administradores tomar decisiones más estratégicas mediante el empleo de aplicaciones protectoras de la seguridad y la privacidad.

Por otro lado, es imprescindible responder a esta interrogante: ¿cómo pueden los líderes organizacionales equilibrar la dependencia de los sistemas automatizados con el juicio humano en la toma de decisiones? En este aspecto, la implementación de herramientas tecnológicas emergentes incluye estrategias que facilitan la gestión administrativa mediante la transición a nuevas formas de trabajo, lo que incluye la comunicación efectiva, la gestión de expectativas y la resolución de posibles conflictos.

Vale acotar que existen enfoques efectivos para gestionar el cambio dentro de las organizaciones que adoptan tecnologías emergentes, las cuales conducen a un balance entre la innovación tecnológica y la cultura organizacional existente.

Desde esta perspectiva, el uso de herramientas tecnológicas emergentes debería traducirse en un aumento en el desempeño organizacional, ya sea en términos de productividad, calidad de los servicios, satisfacción del cliente o resultados financieros. Sin embargo, la medición del impacto real de estas tecnologías en la gestión administrativa es un desafío.

La automatización y la digitalización de los procesos administrativos no solo afectan las herramientas y procedimientos, sino también cambian el perfil y las funciones de los trabajadores administrativos. Algunos puestos podrían desaparecer, mientras que otros evolucionarán hacia tareas más estratégicas.

Asimismo, la adopción de tecnologías emergentes plantea dilemas éticos, especialmente cuando se utilizan herramientas como la inteligencia artificial o los algoritmos de toma de decisiones automáticas. Además, la automatización podría generar desigualdades o desplazamiento laboral.

En síntesis, las herramientas tecnológicas emergentes tienen un impacto significativo en la eficiencia de la gestión administrativa, mejorando el rendimiento organizacional, reduciendo costos y aumentando la satisfacción de los empleados. Los resultados permiten aseverar que la digitalización y la adopción de nuevas tecnologías son factores clave para transformar la administración pública, permitiendo una gestión más ágil, transparente y eficiente.

CONCLUSIONES

El uso de herramientas tecnológicas emergentes, como la inteligencia artificial, la automatización de procesos, y el análisis de datos, permite una mejora significativa en la eficiencia operativa de las organizaciones. Los procesos administrativos que anteriormente requerían intervenciones manuales, como la gestión de inventarios, la asignación de recursos o la toma de decisiones, ahora pueden ser optimizados mediante la automatización y la mejora en la toma de decisiones basada en datos.

El uso de herramientas avanzadas de simulación y predicción ayuda a las empresas a proyectar su futuro financiero bajo diferentes escenarios, permitiendo una mayor capacidad de adaptación del personal a las condiciones cambiantes del día a día (Bayas y Esteves, 2024; Hernández et al., 2017).

La implementación de tecnologías emergentes ha llevado a una reducción significativa de costos operativos. Al automatizar tareas repetitivas y minimizar los errores humanos, las organizaciones pueden reducir gastos relacionados con la fuerza laboral y los costos operacionales.

La integración de herramientas de análisis de datos y de inteligencia empresarial (business intelligence) en la gestión administrativa, permite tomar decisiones más informadas y oportunas. Las herramientas emergentes como el big data y los sistemas de análisis predictivo facilitan la identificación tendencias que antes no eran detectados, permitiendo a los gerentes administrar mejor los recursos y planificar con mayor precisión.

Las herramientas tecnológicas emergentes, al ser implementadas, promueven un cambio en la cultura organizacional, favoreciendo la colaboración, la transparencia y la adaptabilidad. Las plataformas digitales permiten una comunicación más fluida entre los miembros del equipo y la alta dirección, lo cual favorece la integración de nuevas ideas y la mejora continua.

A pesar de los beneficios, uno de los principales retos es la resistencia al cambio por parte de los empleados y directivos, quienes pueden sentirse inseguros sobre la adopción de nuevas tecnologías. Además, las organizaciones deben enfrentar los costos iniciales de implementación y la necesidad de capacitar a su personal en el uso de estas herramientas.

Cabe acotar, además, que las herramientas emergentes permiten mejorar la capacidad de las organizaciones para anticipar cambios en el mercado y adaptarse de manera proactiva a ellos. La gestión administrativa se convierte en un proceso más estratégico, ya que los datos recopilados permiten predecir tendencias, identificar oportunidades de mejora y optimizar la asignación de recursos.

El uso de tecnologías como la computación en la nube y las plataformas de trabajo colaborativo han permitido que las organizaciones gestionen sus recursos administrativos de manera más accesible y flexible, con la capacidad de realizar seguimiento en tiempo real desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Con la mejora en los procesos administrativos y la mayor eficiencia en la gestión, los empleados experimentan menos carga de trabajo rutinaria, mientras que los clientes se benefician de tiempos de respuesta más rápidos y una mejor calidad en los servicios y productos ofrecidos.

La adopción de tecnologías emergentes contribuye a mejorar la competitividad de las organizaciones en el mercado, permitiéndoles adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes del entorno empresarial y a los avances tecnológicos, posicionándose como líderes en sus respectivos sectores.

Por todo lo expuesto, se recomienda invertir en formación para los empleados, a fin de maximizar los beneficios de las herramientas tecnológicas. También, es importante implementar estrategias de gestión del cambio para facilitar la transición y reducir la resistencia interna. Asimismo, las organizaciones deben hacer un seguimiento constante de las tecnologías adoptadas para evaluar su efectividad y realizar los ajustes necesarios.

En resumen, la implementación de herramientas tecnológicas emergentes tiene un efecto positivo sobre la gestión administrativa, mejorando la eficiencia, reduciendo costos y favoreciendo la toma de decisiones más informadas. Los resultados sugieren que las organizaciones consideren la integración de estas tecnologías para mantenerse competitivas en un entorno cada vez más digitalizado. Sin embargo, se recomienda que la implementación se haga de manera gradual y con una capacitación adecuada para maximizar los beneficios. Por último, en el estudio, se observó una mayor precisión en la toma de decisiones basadas en datos en tiempo real y una optimización de los recursos, lo que se tradujo en una disminución de los costos operativos. Por otro lado, el grupo de control no mostró cambios significativos en estos indicadores a lo largo del periodo de estudio.

FINANCIAMIENTO

No monetario.

AGRADECIMIENTOS

Gracias a los dos grupos de organizaciones públicas por cooperar de forma significativa en la ejecución del presente estudio.

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