Control interno para el área de cajas. Caso de estudio: COAC Pushak Runa Ltda
Internal control for the cashier area. Case study: COAC Pushak Runa Ltda
José Ernesto Mazabanda-Agualongo
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua
Ecuador
https://orcid.org/0000-0002-6006-3826
Abel Isaías Tiche-Andagana
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua
Ecuador
https://orcid.org/0000-0001-9350-4352
Sonia Alicia Tipan-Pilamunga
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua
Ecuador
https://orcid.org/0000-0001-6905
Mónica Patricia Mayorga-Díaz
ua.monicamayorga@uniandes.edu.ec
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua
Ecuador
https://orcid.org/0000-0003-3071-236X
Recibido: 20 de agosto 2023
Revisado: 25 de septiembre 2023
Aprobado: 15 de diciembre 2023
Publicado: 15 de enero 2024
RESUMEN
La investigación tuvo como objetivo analizar control interno para el área de cajas. Caso de estudio: COAC Pushak Runa Ltda. La metodología estuvo sustentada en el cuestionario del modelo COSO III, como herramienta de diagnóstico de los cinco componentes del sistema de control interno. Los resultados permitieron la identificación los elementos de la empresa que representan una debilidad o riesgo en la institución en el componente de administración de riesgo, se identifican los elementos de la empresa que representan una debilidad o riesgo en la empresa en el componente de actividades de control, se identifican los elementos de la institución que representan una debilidad o riesgo en la empresa en el componente de información y comunicación. En conclusión, la gestión de riesgos se ha convertido en responsabilidad de todos porque va directamente relacionada con el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización.
Descriptores: Control de gestión; modelo; herramienta; caja de ahorro; cuestionario. (Tesauro UNESCO).
ABSTRACT
The objective of the research was to analyze internal control for the cashier area. Case study: COAC Pushak Runa Ltda. The methodology was supported by the COSO III model questionnaire, as a diagnostic tool for the five components of the internal control system. The results allowed the identification of the elements of the company that represent a weakness or risk in the institution in the risk management component, the elements of the company that represent a weakness or risk in the company in the component of control activities are identified. the elements of the institution that represent a weakness or risk in the company in the information and communication component are identified. In conclusion, risk management has become everyone's responsibility because it is directly related to the fulfillment of the organization's strategic objectives.
Descriptors: Management control; model; tool; savings bank; questionnaire. (UNESCO Thesaurus).
INTRODUCCIÓN
En el siglo XVIII aparece los primeros inicios del cooperativismo en Nueva Holanda (USA) con la creación de la cooperativa americana por Pleckhoy (1730), se introduce un sistema de participación en las pesquerías de Nueva Inglaterra (USA). Seguidamente en 1750 nace la Sociedad mutual contra incendios en Estados Unidos. Y en 1816 se crea el primer banco de ahorro mutuo (USA) (Ramírez Díaz et al., 2016). Cabe recalcar que el sistema financiero nace a partir de las necesidades básicas que tenía la humanidad desde sus inicios con el objetivo de solventar sus necesidades básicas de cooperativismo, sin duda el movimiento cooperativo busca el bien común, construyendo y formando la solidaridad y cooperación.
A partir del siglo XVIII, los grupos sociales en el Ecuador, las iniciativas artesanales, comerciales, agrícolas, fueron las que permitieron hablar del tema cooperativo; debido que los diversos grupos organizados perseguían efectuar una nueva visión de desarrollo a través de dicho sistema. En el año de 1879, se origina el sistema cooperativo de ahorro y crédito, la misma que fue promovida por la Sociedad de Artesanos Amantes del Progreso, esta caja de ahorro como se llama en aquella época, fue establecida con el fin de lograr el progreso en su sector (Morales Noriega, 2018).
Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria y del Sector Financiero Popular y Solidario Naranjo (2011) en su Art.1 señala: se entiende por Economía Popular y Solidaria a la forma de organización económica, donde sus integrantes, individual o colectivamente, organizan y desarrollan procesos de producción, intercambio, comercialización, financiamiento y consumo de bienes y servicios, para satisfacer necesidades y generar ingresos, basadas en relaciones de solidaridad, cooperación y reciprocidad, privilegiando al trabajo y al ser humano como sujeto y fin de su actividad, orientada al buen vivir, en armonía con la naturaleza, por sobre la rigen por la presente ley, todas las personas naturales y jurídicas, y demás formas de organización que, de acuerdo con la constitución, conforman la economía popular y solidaria y el sector Financiero Popular y Solidario; y las instituciones públicas encargadas de la rectoría, regulación, control, fortalecimiento, promoción y acompañamiento.
Al analizar el marco jurídico podemos mencionar que se compone de instrumentos jurídicos básicos como: la Constitución de la República del Ecuador (2018), la cual se detalla a la Economía Popular y Solidaria, como una economía particular, el Código Orgánico Monetario y Financiero, la Ley Orgánica de Economía Popular y Solidaria, el Reglamento de la Ley de Economía Popular y Solidaria, además como elementos primordiales se tiene, la Resoluciones dictadas por la Superintendencia de Economía Popular y Solidaria (SEPS), las Regulaciones de la Junta de Regulación Política, Monetaria y Financiera.
La Superintendencia de Economía Popular y Solidaria (SEPS), es el organismo técnico de supervisión y control de las entidades del sector Financiero Popular y Solidario, y de las organizaciones de la Economía Popular y Solidaria del Ecuador que, en el ámbito de su competencia, promueve su sostenibilidad y correcto funcionamiento para proteger a sus socios. En las cooperativas de ahorro y crédito de manera integral se mantiene un diagrama de proceso, sobre el cual debe desarrollar sus actividades tanto el ente administrativo como operativo.
Para explicar la trascendencia del sistema de control interno en las organizaciones, menciona (Fonseca, 2011), en su libro sistema de control financiero para organizaciones, donde recopila información, afirma que el control interno es un proceso efectuado por la dirección, la gerencia y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objeto de proporcionar un grado de seguridad razonable en cuanto a las consecución de los objetivos dentro de las siguientes categorías como: 1. Confiabilidad de la información; 2. Eficacia y eficiencia de las operaciones; 3. Fiabilidad de la información financiera; y 4. Cumplimiento de las leyes y normas que sea aplicables.
Según Baquero (2013) y Vivanco Vergara (2017), el control interno ha existido siempre; desde que se crearon las primeras organizaciones existe la necesidad de establecer controles sobre las personas que en ellas participan y sobre sus operaciones.
En el Acuerdo 039 – Normas de Control Interno emitidas por la Contraloría General del Estado Ecuatoriano, contextualiza que el control interno será responsabilidad de cada institución del Estado y de las personas jurídicas de derecho privado que dispongan de recursos públicos y tendrá como finalidad crear las condiciones para el ejercicio del control. El sistema de control interno consta de cinco componentes fundamentales que ayudan a garantizar la eficacia y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
Estos componentes son:
1. Ambiente de control: Este componente se refiere al tono general y la cultura de control establecidos por la alta dirección y el liderazgo de una organización. Incluye la integridad y los valores éticos, la estructura de organización.
2. Evaluación de riesgos: En este componente, se identifican y evalúan los riesgos internos y externos que pueden afectar los objetivos de la organización. Implica la comprensión de las amenazas potenciales.
3. Actividades de control: Estas son las políticas y procedimientos establecidos para ayudar a garantizar que se cumplan las directrices de la organización.
4. Información y comunicación: Este componente se centra en la identificación, captura y comunicación de información relevante y confiable tanto dentro como fuera de la organización.
5. Monitoreo: Este componente implica el seguimiento continuo y la evaluación del sistema de control interno para identificar deficiencias y realizar mejoras. Se llevan a cabo revisiones periódicas para garantizar que los controles estén funcionando de manera efectiva.
El COSO III es una actualización del COSO II, que fue publicado en 1992. Fue lanzado en 2013 y se considera el marco de control interno más utilizado a nivel mundial. El objetivo principal de COSO III es proporcionar una guía detallada y práctica para ayudar a las organizaciones a evaluar y mejorar sus sistemas de control interno.
En resumen, el COSO III es un marco de control interno que se centra en el diseño, implementación y evaluación de sistemas de control eficaces en una organización.
El sector financiero popular y solidario se fundamenta en la promoción de principios y valores como la solidaridad, la democracia, la honestidad, la transparencia y la sostenibilidad. Estos principios buscan fortalecer y ampliar la capacidad de generar servicios financieros de manera inclusiva y responsable. en la existencia de control social, minimiza riesgos morales. Su misión, visión y planificación, así como la evaluación del desempeño, consideran el impacto social de tal forma que contribuya al control interno en la eficiencia, reduciendo el riesgo (Mayorga y Llagua, 2018).
MÉTODO
La lógica de intervención se apoyará en el cuestionario del modelo COSO III, como herramienta de diagnóstico de los cinco componentes del sistema de control interno, considerándose como unidad de análisis en la cooperativa de ahorro y crédito Pushak Runa Ltda. El desarrollo de este diagnóstico permitió evidenciar las problemáticas existentes en el área de caja de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Pushak Runa” Ltda., asimismo, se evidenciaron aspectos positivos y aspectos a mejorar.
RESULTADOS
En 1992, el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) publicó Marco integrado de Control Interno (el marco original). Este marco original ha obtenido una gran aceptación y es ampliamente utilizado en todo el mundo.
Es reconocido como el marco líder para diseñar, implementar y desarrollar el control interno y evaluar su efectividad (Lambis Piñerez, 2016).
Del diagnóstico inicial realizado se identificaron riesgos en cada uno de los componentes que establece la evaluación del modelo COSO III, bajo la siguiente consideración: 1 a 3 presencia baja; 4 a 6 presencia media; 7 a 10 presencia alta. Los criterios de criticidad de riesgo que se consideraron son los establecidos por Estupiñán (2016).
Se identifican los elementos de la empresa que representan una debilidad o riesgo en la institución en el componente de administración de riesgo, se identifican los elementos de la empresa que representan una debilidad o riesgo en la empresa en el componente de actividades de control, se identifican los elementos de la institución que representan una debilidad o riesgo en la empresa en el componente de información y comunicación.
Una vez obtenido los resultados de la evaluación del sistema de control interno se detectaron debilidades como:
1. En el componente de ambiente de control se debe establecer la estructura orgánica del área de caja, así como procesos a realizarse en esta área.
2. En el componente de administración de riesgos dar cumplimiento al programa de gestión de riesgos existente.
3. En el componente de actividades de control se debe contar con el manual de procesos del área de cajas así como con la documentación necesaria que permita evidenciar el cumplimiento de cada proceso.
4. En el componente de información y comunicación se debe contar con el manual de procesos del área de cajas así como con la documentación necesaria que permita evidenciar el cumplimiento de cada proceso.
5. En el componente de supervisión del sistema de control se debe contar con indicadores de gestión de cajas para mantener un control adecuado de la rotación de mercaderías que existe en la institución y así mantener un sistema de información al día y actualizada para una correcta toma de decisiones empresariales.
CONCLUSIONES
El diagnóstico del sistema de control interno con la herramienta proporcionada por el Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway (COSO), es la organización que actúa como líder mundial de pensamiento organizacional mediante el desarrollo de marcos y orientaciones generales sobre control interno, gestión de riesgo empresarial y disuasión del fraude dirigidos a mejorar el desempeño organizacional y la supervisión, así como a reducir el nivel de fraude en las organizaciones.
La gestión de riesgos se ha convertido en responsabilidad de todos porque va directamente relacionada con el cumplimiento de los objetivos estratégicos de la organización. El programa de Certificado COSO ERM en Gestión de Riesgos Empresariales: Integrando estrategia y desempeño ofrece la oportunidad de aplicar conceptos y principios de este Marco e integrarlo en el proceso de definición de la estrategia de su organización.
Las instituciones que integran el sistema financiero popular y solidario en el Ecuador constituyen un rol fundamental en el crecimiento económico y social de la colectividad, por lo que el manejo del efectivo captado debe estar controlado acertadamente desde los propios funcionarios que hacen contacto directo con los clientes hasta la alta dirección encargado de tomar decisiones oportunas dentro de cada momento del direccionamiento estratégico de estas organizaciones.
FINANCIAMIENTO
No monetario.
AGRADECIMIENTO
A los directivos y socios de la caja de la Cooperativa de Ahorro y Crédito “Pushak Runa” Ltda.
REFERENCIAS CONSULTADAS
Baquero, M. (2013). Manual Práctico de Control Interno. [Practical Manual of Internal Control]. Barcelona: PROFIT.
Estupiñán, R. (2016). Control interno y fraudes, Análisis de informe Coso I, II y III con base en ciclos transaccionales. [Internal control and fraud, Coso I, II and III report analysis based on transactional cycles]. (3ª ed.). Bogota: Ecoe ediciones.
Fonseca Luna, O. (2011). Sistema de control interno para organizaciones. [Internal control system for organizations]. (1ª ed.). Lima, Perú: Instituto de Investigaciones en Accountability y Control.
Mayorga Díaz, M. P., y Llagua Tubón, V. G. (2018). La evaluación del sistema del control interno como soporte estratégico en la gestión de objetivos en las finanzas populares del Ecuador. [The evaluation of the internal control system as strategic support in the management of objectives in popular finances of Ecuador]. Apuntes Contables, 117-126. https://doi.org/10.18601/16577175.n21.09
Naranjo, C. (2011). La Ley de Economía Popular y Solidaria del Ecuador, en Reformas legislativas en el derecho social y solidario iberoamericano. [The Law of Popular and Solidarity Economy of Ecuador, in Legislative reforms in Ibero-American social and solidarity law]. Memorias I Semana Internacional de la Economía Social y Solidaria, Ed. Fundación Divina Pastora.
Morales Noriega, A. (2018). El sistema cooperativo de ahorro y crédito del Ecuador a través de la historia. [The cooperative savings and credit system of Ecuador throughout history]. Observatorio de la Economía Latinoamericana. https://n9.cl/26hi9
Lampis, M., y Piñerez, C. (2016). Evaluación de los procesos de mejoramiento del sistema de riesgo y control interno de la empresa PUPU y PUPO S.A de la ciudad de Montería a noviembre de 2016. [Evaluation of the improvement processes of the risk and internal control system of the company PUPU and PUPO S.A of the city of Montería as of November 2016]. Colombia: Universidad Cooperativa de Colombia.
Poder Legislativo (2018). Constitución de la República del Ecuador [Constitution of the Republic of Ecuador]. Registro Oficial 449 de 20-oct.-2008 Ultima modificación: 01-ago.-2018. https://n9.cl/zy5f
Ramírez Díaz, L. F., Herrera Ospina, J. de J., y Londoño Franco, L. F. (2016). El Cooperativismo y la Economía Solidaria: Génesis e Historia. [Cooperatives and the Solidarity Economy: Genesis and History]. Cooperativismo y Desarrollo, 24(109). https://doi.org/10.16925/co.v24i109.1507
Vivanco Vergara, M. E. (2017). Los Manuales De Procedimientos Como Herramientas De Control Interno De Una Organización. [Procedure Manuals as Internal Control Tools of an Organization]. Universidad y Sociedad, 9(3), 247-252. https://n9.cl/mh3ll
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