DOI 10.35381/gep.v6i1.91
Contabilidad de costos en la gestión y el control de inventarios en empresas de retail
Cost accounting in inventory management and control in retail companies
Gabriela Fabiola Reinoso-López
gabriela.reinoso.84@est.ucacue.edu.ec
Universidad Católica de Cuenca, Cuenca, Azuay
Ecuador
https://orcid.org/0009-0003-4331-7294
Ximena Elizabeth Narváez-Zurita
Universidad Católica De Cuenca, Cuenca, Azuay
Ecuador
https://orcid.org/0000-0002-7829-2870
Recibido: 20 de agosto 2023
Revisado: 25 de septiembre 2023
Aprobado: 15 de diciembre 2023
Publicado: 15 de enero 2024
RESUMEN
El objetivo de esta investigación es analizar de qué manera la contabilidad de costos contribuye a la eficiencia operativa y la gestión de inventarios de las empresas retail. Se trabajó con revisión de 20 trabajos. Revelando que la contabilidad de costos desempeña un papel concluyente al adoptar métodos avanzados como Activity Based Costing (ABC) o Total Cost of Ownership (TCO). Estos métodos permiten una identificación precisa de los costos asociados a productos y actividades, facilitando la asignación precisa de recursos y decisiones informadas. En el ámbito de la gestión de inventarios, la contabilidad de costos posibilita la clasificación precisa de productos según su valor, fortaleciendo la toma de decisiones estratégicas. En conclusión, la contabilidad de costos moderna surge como un elemento vital para mejorar la eficiencia y gestión en empresas retail en un entorno altamente competitivo.
Descriptores: Sistema económico; economía colectiva; economía de mercado. (Tesauro UNESCO).
ABSTRACT
The objective of this research is to analyse how cost accounting contributes to the operational efficiency and inventory management of retail companies. A review of 20 papers was carried out. Revealing that cost accounting plays a conclusive role by adopting advanced methods such as Activity Based Costing (ABC) or Total Cost of Ownership (TCO). These methods enable accurate identification of costs associated with products and activities, facilitating accurate resource allocation and informed decisions. In the field of inventory management, cost accounting enables the accurate classification of products according to their value, strengthening strategic decision making. In conclusion, modern cost accounting emerges as a vital element to improve efficiency and management in retail companies in a highly competitive environment.
Descriptors: Economic systems; collective economy; market economy. (UNESCO Thesaurus).
INTRODUCCIÓN
La notable intensificación de la competencia en los mercados, en donde se encuentra inmerso el fenómeno de la globalización, ha generado la necesidad en las empresas grandes, medianas y pequeñas de buscar alternativas que les permitan cumplir con las crecientes expectativas de los clientes en cuanto a calidad, servicio y precio. En este contexto, las tendencias empresariales a nivel mundial reconocen la importancia de contar con información detallada sobre los costos para identificar la rentabilidad de sus servicios, lo que se ha vuelto esencial para respaldar y justificar el proceso en la toma de decisiones estratégicas y operativas (Recalde y Porporato, 2021).
Las empresas tienen como misión garantizar su permanencia en el mercado, es por esta razón que la reducción de costos desempeña un papel importante como uno de los ejes principales en la gestión empresarial, el identificar y controlar las áreas con costos operacionales elevados que necesitan reducción es uno de los objetivos vinculados a los resultados a través de una gestión eficiente. En el contexto comercial minorista o también llamado retail, el control de inventarios desempeña un rol fundamental en el rendimiento financiero, haciendo su aplicación significativa para disminuir los costos y aumentar la probabilidad de éxito empresarial (Socorro et al., 2022).
Según Dávila (2019), las empresas se encuentran en un momento histórico en el cual los paradigmas existentes se revelan como insuficientes al entorno global de mercado. A lo largo del siglo XIX, el enfoque empresarial fue una ventaja competitiva, pero en la actualidad, esta perspectiva se muestra deficiente. El dinamismo introducido por la incorporación de más de mil millones de personas a la economía de mercado y el desarrollo exponencial de numerosas tecnologías demanda un complemento a la ejecución de las empresas, esto es la gestión de la creación.
En este contexto, la contabilidad y el control de gestión no permanecen estáticos; por el contrario, su evolución en los próximos años determinará su relevancia para las empresas. La contabilidad desempeña un rol importante en la toma de decisiones y el desarrollo empresarial, enfrentando desafíos en la creación de nuevas fuentes de valor en un entorno dinámico y en constante cambio. Su función va más allá de la gestión contable tradicional, buscando interpretar eventos en el entorno para complementarla. Estas oportunidades representan la evolución necesaria de la contabilidad y el control de inventarios, adaptándose a las demandas cambiantes del entorno empresarial y tecnológico actual.
Desde la perspectiva anterior, la contabilidad de costos se utiliza para el análisis de la información, planeación, control y toma de decisiones, siendo uno de los objetivos de la contabilidad de costos evaluar los inventarios y determinar el margen de utilidad de los productos de tal forma que genere posibles escenarios y permita fijar políticas de planeación a largo plazo. Convirtiendo a la contabilidad de costos en una herramienta de gestión, tomando en cuenta la cantidad y calidad de información que puede proporcionar con relación al funcionamiento operativo de la empresa para la oportuna toma de medidas correctivas. En la práctica, las empresas que no hacen uso de esta herramienta están destinadas al estancamiento y fracaso, al no tener un control de sus recursos (Romero et al., 2022).
De otra manera, la contabilidad como saber social es la encargada del control de la riqueza, la representación de la realidad y el saber-hacer estratégico en las empresas, ejerciendo una relación importante para reconocer, medir, valorar, controlar, representar y revelar los hechos y las relaciones socioeconómicas derivadas de su actividad, pero no como un actor pasivo, ya que también coadyuva a que las organizaciones cumplan sus objetivos económicos y sociales, de allí que se le ataña una perspectiva analítica y estratégica para pensar el devenir empresarial. La contabilidad tiene una relación estrecha con la organización social en los diferentes modos de producción, para representar, controlar y legitimar el sistema social dominante, teniendo esta ciencia un papel importante en el control y conservación de la propiedad social sobre los medios de producción incluido el inventario (Arias y Cano, 2020).
Por consiguiente, el objetivo de esta investigación es analizar de qué manera la contabilidad de costos contribuye a la eficiencia operativa y la gestión de inventarios de las empresas retail.
MÉTODO
Este artículo de revisión con un diseño descriptivo para explorar la relación entre la contabilidad de costos y los desafíos en la gestión de inventarios en empresas retail. La técnica principal empleada fue la revisión documental de 20 trabajos en bases de datos indexadas como Scopus, Web of Science y Scielo.
Los criterios de inclusión y exclusión se aplicaron para seleccionar estudios relevantes que abordaran directamente el objetivo de la investigación.
Se aplicaron consideraciones éticas en la atribución adecuada de fuentes, la ausencia de intervención directa en sujetos humanos eliminó la necesidad de la aprobación de un comité ético. Sin embargo, se reconocen las limitaciones inherentes a la disponibilidad y calidad de la información recopilada, así como posibles sesgos asociados con la selección específica de bases de datos. En conjunto, este método proporciona una base sólida para analizar la relación propuesta, aprovechando la amplitud de la literatura existente en las bases de datos seleccionadas.
RESULTADOS
Mejores prácticas en contabilidad de costos asociadas a una gestión eficiente de inventarios en empresas de RETAIL
Las características intrínsecas de los sistemas de gestión de inventarios y sus parámetros vinculados a la contabilidad de costos sugieren que los métodos convencionales de costeo no logran capturar de manera integral el impacto a gran escala de las decisiones tomadas, limitándose a mostrar únicamente el comportamiento de áreas individuales. En este sentido, en la figura 1, se presenta la taxonomía definida para orientar el desarrollo de este apartado, donde se establecen diversas metodologías contables para la medición de los costos asociados a la gestión de inventarios. La figura presenta una taxonomía detallada de las metodologías contables utilizadas para la medición de los costos en la gestión de inventarios. Esta clasificación proporciona una estructura conceptual para comprender y analizar los diferentes enfoques contables empleados en este contexto (Christopher, 2023).
Figura 1. Metodologías contables para la medición de costos de gestión de inventarios.
Elaboración: Los autores.
Activity Based Costing (ABC)
Dentro del marco de la investigación llevada a cabo por López (2020), en Ambato, Ecuador, se destaca la importancia de la logística y gestión de inventarios en las ferreterías de la ciudad. La administración eficiente del activo más relevante, el inventario de mercaderías, les permite a estas empresas ser más eficaces, evitar pérdidas monetarias y aumentar su competitividad en el mercado. Una gestión adecuada les posibilita disponer de los productos correctos en el momento preciso y en la cantidad necesaria para satisfacer las demandas de los clientes.
La autora enfatiza la adopción de sistemas avanzados de control de inventarios y recomienda la implementación del método ABC o Pareto en la gestión de inventarios de ferreterías. Este método clasifica los artículos según su valor: A (80%), B (15%) y C (5%), facilitando un control efectivo de la mercadería en términos de entrada, salida y almacenamiento (figura 2). Además, aboga por la utilización del sistema de valoración de inventario perpetuo, destacando su capacidad para ofrecer un control detallado y proporcionar información oportuna sobre la cantidad y el valor de los productos. Es de destacar que no todos los elementos de un sistema de inventarios requieren la misma atención, y reconocer esta diversidad permite una distribución eficiente de recursos y esfuerzos (López, 2020).
Figura 2. Representación gráfica del sistema ABC.
Elaboración: Los autores.
Los resultados del análisis de 71 ferreterías revelaron que el método de costeo más utilizado es el promedio ponderado, debido a su facilidad de manejo. Asimismo, la investigación resalta que, en el contexto de las empresas ferreteras, la planificación de compras se define como una actividad primordial para mantener niveles de existencias adecuados en respuesta a la dinámica de la demanda del mercado. Este estudio destaca la relevancia de adoptar prácticas y sistemas específicos para fortalecer la gestión de inventarios en el sector ferretero.
En la ciudad de Latacunga, Ecuador, Moreno et al. (2023) llevaron a cabo un estudio en el que participaron 293 pequeñas y medianas empresas dedicadas a la venta al por menor de bienes de consumo masivo. Estas empresas abarcan una amplia gama de productos, desde alimentos hasta artículos de cuidado personal y limpieza, con una alta rotación en el mercado debido a su naturaleza perecedera o a su uso frecuente en la vida cotidiana. El estudio reveló que solo un pequeño porcentaje de estas empresas había implementado el método de control de inventario ABC. Este método clasifica los productos en tres categorías según su importancia en términos de valor de ventas y frecuencia de rotación.
En la categoría A se encuentran los productos de alta importancia, que, aunque constituyen un porcentaje reducido, contribuyen al valor total de las ventas. Estos productos requieren una gestión especializada para evitar escasez y maximizar las ventas. La categoría B incluye productos de importancia moderada, con una proporción intermedia en términos de valor de ventas y rotación. La gestión de inventario de estos productos busca un equilibrio entre la disponibilidad y la inversión en stock. Por otro lado, la categoría C agrupa productos de baja importancia, caracterizados por una baja rotación y valor de ventas en comparación con las otras categorías. La gestión de inventario de estos productos se centra en mantener niveles de stock mínimos para evitar inversiones excesivas.
La implementación del método ABC ha permitido a estas empresas optimizar recursos de manera más eficiente, concentrándose en los productos más críticos para el negocio. Además, han realizado ajustes en las políticas de inventario y reaprovisionamiento de acuerdo con las necesidades de cada categoría, lo que ha contribuido a la reducción de costos de almacenamiento. La atención especial a la categoría A ha garantizado que los productos más importantes estén siempre disponibles, mejorando la satisfacción del cliente y generando un aumento en las ventas. Asimismo, el análisis de tendencias y demanda facilitado por el método ABC ha permitido a las empresas que lo implementan adaptarse de manera efectiva a los cambios en el mercado.
Sin embargo, la implementación exitosa del método ABC también presenta desafíos, como la necesidad de ser ágil frente a cambios en la demanda del mercado, la introducción de nuevos productos y la importancia de la precisión en la clasificación de productos. Además, la integración eficiente con sistemas tecnológicos, como sistemas de gestión de inventario, es relevante para el análisis continuo y la toma de decisiones informadas.
Por otro lado, Recalde y Porporato (2021), llevaron a cabo un exhaustivo análisis de la implementación del método ABC en una empresa del sector automotriz ubicada en la provincia de Córdoba, Argentina. La investigación detalla los procesos y las transformaciones experimentadas por la empresa en relación con la asignación de costos, con repercusiones directas en la estrategia de fijación de precios. La introducción del método ABC ha posibilitado una asignación más precisa de los costos, generando ajustes en los presupuestos y permitiendo la identificación de oportunidades para mejorar los procesos internos de la empresa. Además, se han destacado ineficiencias en los procedimientos existentes, proporcionando así una sólida base para establecer estrategias de optimización de dichos procesos.
Este estudio ha facultado a la empresa para reestructurar los costos de acuerdo con el método ABC, lo cual ha brindado un análisis más detallado de la relación entre el precio cotizado y cada cliente. Esta reestructuración ha abierto la puerta para ajustar las ofertas y tarifas, considerando la posibilidad de transformar a un cliente en uno de mayor volumen y fomentar relaciones comerciales a largo plazo. Los autores enfatizan la importancia del método ABC a pesar de su naturaleza compleja, señalando que su implementación demanda una planificación meticulosa y una comprensión detallada de los procesos empresariales. Reconocen que la resistencia al cambio por parte de empleados y gerencia puede constituir un obstáculo, pero consideran que, con una planificación adecuada y una comunicación clara, estas dificultades pueden superarse. En última instancia, resaltan que el objetivo del método ABC como herramienta de gestión estratégica de costos en las empresas puede lograrse de manera efectiva, brindando beneficios a largo plazo.
Costo Total de Propiedad (Total cost of ownership)
En el contexto de la investigación de Rantanen (2019), se analizan las ventajas y desafíos asociados con la implementación del concepto de costo total de propiedad (TCO) en el proceso de selección de proveedores en el ámbito de la gestión de inventarios. Este estudio se desarrolló utilizando un enfoque cualitativo en una empresa con sede en Finlandia, la cual exporta sus productos a diversas regiones del mundo, incluyendo Europa, Estados Unidos y China. Es importante destacar que la empresa forma parte de una corporación global con sede en Estados Unidos, y cuenta con una subsidiaria en China.
La investigación se centra en la posibilidad de mejorar las operaciones y reducir costos, sobre todo en lo que respecta a la cadena de suministro y la selección de proveedores en la subsidiaria china. Con el objetivo de cumplir con este propósito, el autor propone la aplicación del concepto de Costo Total de Propiedad (TCO). Los resultados y ventajas de esta propuesta se detallan en la tabla 1, resaltando la importancia de considerar los costos totales en los procesos de selección de proveedores.
Las ventajas identificadas en la investigación muestran la relevancia de incorporar el enfoque del TCO en los procesos de selección de proveedores. Estos beneficios tienen el potencial del TCO para contribuir a las organizaciones que buscan optimizar sus prácticas de adquisición y control de inventarios. Este análisis ofrece una perspectiva valiosa sobre la aplicación práctica del concepto TCO en el ámbito empresarial, de manera particular, en el contexto de operaciones internacionales y complejas cadenas de suministro.
Tabla 1.
Ventajas de la aplicación del método TCO.
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Ventaja |
Medio |
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Mejora en la comunicación interna y externa |
Tanto en el ámbito interno de la organización como en la relación con proveedores externos, esta metodología proporciona una comprensión integral de los costos totales involucrados en el proceso de adquisición. |
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Mejora en la comprensión de los costos totales |
Facilita una perspectiva más integral de los costos relacionados con la adquisición de bienes y servicios de un proveedor específico, extendiéndose más allá del precio de compra para abarcar aspectos como la investigación y calificación de proveedores, transporte, rechazo, reemplazo y costos de disposición. |
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Apoyo para la toma de decisiones de compra |
Ofrece información que respalda la toma de decisiones fundamentadas en el proceso de adquisición, capacitando a las organizaciones para realizar elecciones de proveedores más estratégicas y rentables. |
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Ahorros potenciales |
Reconoce costos adicionales al extenderse más allá del precio de compra inicial e incorporar elementos tales como investigación y calificación de proveedores, transporte, rechazo, reemplazo, tiempo de inactividad causado por fallos y costos de disposición. Esta perspectiva posibilita una evaluación más completa de los costos involucrados, orientada a su optimización y reducción. |
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Perspectiva a largo plazo |
Pone énfasis en la totalidad del ciclo de vida de los bienes o servicios adquiridos. |
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Evaluaciones constructivas |
Impulsa una evaluación constructiva de los proveedores al contemplar factores más allá del precio cotizado, alentando así la mejora continua y fortaleciendo las relaciones interfuncionales dentro de la organización. |
Elaboración: Los autores.
Otro defensor de la metodología de costeo TCO es Copp (2021), quien sostiene que la relevancia del Costo Total de Propiedad (TCO) radica en su capacidad para ofrecer una perspectiva integral de los costos asociados con la adquisición y posesión de un producto o servicio a lo largo de su ciclo de vida. Bajo esta metodología, se requiere la consideración del precio de compra inicial, de los costos operativos, de mantenimiento y de eventual reemplazo. Esto posibilita que las organizaciones tomen decisiones más informadas y estratégicas en relación con inversiones y adquisiciones. Uno de los hallazgos más relevantes es que las empresas pueden identificar oportunidades para reducir costos, mejorar la eficiencia y maximizar el valor a largo plazo de sus activos.
Supply Chain Costing
Se fundamenta en la percepción de la cadena de suministro como un sistema interconectado y en la aplicación de conceptos como el TCO y el Análisis ABC para optimizar los costos en cada fase del proceso. La gestión estratégica de costos en la cadena de suministro desempeña un papel fundamental en la consecución de eficiencia, rentabilidad y ventaja competitiva. Al respecto, Afentoulis y Zikopoulos (2021) proponen diversos métodos de predicción adaptados a diferentes tipos de datos de demanda, considerando la importancia de una planificación metódica, un pronóstico sistemático y la configuración de sistemas de gestión de inventarios eficientes. Estas estrategias son necesarias para que las empresas afronten la competencia en el actual mercado global.
El uso de métodos analíticos y técnicas de simulación se plantea como fundamental para establecer un sistema de gestión de inventarios eficiente. Los autores concluyen que la previsión sistemática permite a las empresas minoristas anticipar con precisión la demanda futura, optimizando así sus niveles de inventario y evitando problemas como desabastecimientos o excesos de existencias. Además, destacan que esta metodología posibilita decisiones informadas en cuanto a adquisiciones y producción, asegurando la disponibilidad adecuada de inventario en el momento oportuno y reduciendo costos asociados al exceso de inventario o pérdidas de ventas por falta de existencias.
El enfoque sistemático de la previsión, basado en datos históricos y modelos estadísticos, proporciona a las empresas información valiosa sobre las tendencias del mercado y las preferencias de los clientes. Esto les ayuda a identificar oportunidades y riesgos potenciales, alineando sus actividades de producción y cadena de suministro con la demanda prevista. La previsión sistemática contribuye a mejorar la eficiencia operativa y a reducir los plazos de entrega. Un aspecto destacado es la colaboración entre proveedores y clientes mediante la compartición de previsiones. Esta colaboración estratégica permite a las empresas satisfacer la demanda de manera más eficaz y optimizar los niveles de inventario en toda la cadena de suministro.
Just in time
Es una filosofía de gestión de inventario y producción que se enfoca en la entrega de materiales, componentes o productos en el momento en que son necesarios, ni antes ni después. El objetivo principal del enfoque JIT es eliminar el desperdicio asociado con el inventario excesivo, los costos de almacenamiento y la producción innecesaria. Al implementar este sistema, las empresas buscan mejorar la eficiencia y reducir los costos al tener solo la cantidad mínima necesaria de inventario para satisfacer la demanda. Esto implica una coordinación precisa entre proveedores, fabricantes y distribuidores para garantizar la entrega oportuna de materiales y productos.
La integración de los principios de mejora continua en el sistema de gestión JIT amplía las oportunidades para implementar una contabilidad de gestión estratégica. Al fusionar la filosofía de inventario cero con esquemas de gestión flexibles y adaptativos, se puede alcanzar una significativa ventaja competitiva. Este artículo sugiere la utilización de indicadores clave de rendimiento para supervisar la implementación de la filosofía JIT, junto con métodos avanzados de contabilidad de costos. Aunque el enfoque de inventario cero presenta desventajas, la integración de estos conceptos con técnicas avanzadas de contabilidad de costos permite compensar en parte estas limitaciones (Salas Navarro et al., 2017).
Costeo objetivo (Target Costing)
La investigación realizada por Yong et al. (2018) aborda las aplicaciones de simulaciones estocásticas en la optimización de la gestión de inventarios, con un enfoque específico en la perspectiva de la contabilidad de costos. Este estudio se llevó a cabo en una empresa de manufactura y distribución durante el año 2018. Los hallazgos concluyen que las técnicas de optimización no lineal pueden ser empleadas con éxito en la contabilidad de costos para mejorar la eficiencia y optimizar los procesos de gestión de inventarios.
Estas técnicas de optimización no lineal resultan útiles al determinar cantidades óptimas de pedidos, puntos de reordenamiento y programas de producción. Factores como la variabilidad de la demanda, los plazos de ejecución y las restricciones de costos son tenidos en cuenta en este proceso. Al incorporar modelos estocásticos y considerar las perspectivas de contabilidad de costos, la optimización no lineal emerge como una solución integral para abordar diversos problemas en la administración de inventarios, tales como la minimización de los costos de tenencia, los desabastecimientos y el exceso de inventario.
La aplicación de la optimización no lineal puede traducirse en una mejor rentabilidad al optimizar los niveles de inventario, reducir los costos y mejorar el rendimiento general de la cadena de suministro. Como recomendación práctica, los autores sugieren que la implementación de técnicas de optimización no lineal en situaciones reales de administración de inventarios puede facilitarse mediante el uso de herramientas de software de hoja de cálculo, lo que hace que este enfoque sea práctico y accesible para las empresas. La aplicación de la optimización no lineal en la contabilidad de costos ofrece un enfoque valioso para lograr una administración eficiente de inventarios mediante la optimización de los procesos de toma de decisiones y la minimización de costos.
Sistemas tradicionales
En este orden, Trujillo (2020) se adentró en el sector terciario, servicio gastronómico, enfrentando el desafío que implica el control de inventarios debido a la elevada rotación y caducidad diaria de los productos. En respuesta a esta problemática, el autor propone el desarrollo de un sistema alineado con los criterios de las normas internacionales de información financiera, destacando la eficiencia en la gestión de inventarios como objetivo central. Para ello, sugiere la implementación del método PEPS (Primero en Entrar, Primero en Salir) en lugar de los métodos promedio ponderado y ABC.
Asimismo, resalta la relevancia de las tarjetas Kardex como herramienta eficiente de manejo. La clasificación esencial del inventario en alimentos perecederos y no perecederos se destaca para optimizar el costeo. El autor aboga por el uso de herramientas ofimáticas o software contable, considerando que las personas involucradas, aunque experimentadas, pueden carecer del conocimiento básico necesario para mejorar su desempeño.
Los resultados de la implementación de este método de control fueron positivos, generando un impacto significativo en los procesos y procedimientos de la empresa. Entre los beneficios destacan la reducción del desperdicio mediante un control detallado de las entradas y salidas de inventario, la optimización de recursos, el cumplimiento de normas contables y la estandarización de procesos. En última instancia, estas mejoras contribuyen a lograr una mayor eficiencia en la gestión de inventarios, menor costo de gestión y mayores ganancias para la empresa.
La investigación realizada por Paladines et al. (2020) respalda los métodos tradicionales a través de su estudio sobre "Medición contable y control de costos". En este contexto, se destaca la importancia de la contabilidad para las empresas, ya que proporciona información relevante esencial para la toma de decisiones empresariales. La aplicación de normas internacionales de contabilidad (NIC 2) se revela como una herramienta clave para calcular los costos reales de fabricación, permitiendo a las empresas conocer detalles como el costo de adquisición, costo de conversión, medición y valoración de revelación del inventario (Corella Parra y Olea Miranda, 2023).
Desafíos comunes que las empresas de RETAIL enfrentan al implementar prácticas de contabilidad de costos
En el contexto de un estudio realizado en la ciudad de Loja, Ecuador, se identifican desafíos comunes a los que se enfrentan las empresas minoristas, especialmente aquellas de menor tamaño, al implementar prácticas de contabilidad de costos. Los resultados obtenidos a través de encuestas aplicadas a gerentes y propietarios de estas empresas revelan que, para los negocios más pequeños en Loja, destinar recursos para la adopción de sistemas avanzados de contabilidad de costos puede constituir un desafío financiero significativo. La capacidad financiera y técnica limitada puede dificultar la implementación de métodos de asignación de costos más avanzados y sistemas de control de inventarios tecnológicamente sofisticados, reduciendo así su capacidad para mejorar eficazmente la gestión de inventarios. Además, se observa que la resistencia al cambio y la falta de familiaridad con nuevas prácticas contables pueden constituir obstáculos adicionales (González, 2019).
La empresa DETEICELI, según el estudio realizado en Santo Domingo de los Tsachilas, Ecuador, enfrentaba desafíos significativos en la gestión de inventarios antes de la implementación de un modelo de gestión por procesos. La carencia de un sistema contable y de gestión de inventarios adecuado generaba ineficiencias en el registro de transacciones, propiciando errores en los inventarios y afectando la veracidad de las transacciones comerciales. Esta situación dificultaba la toma de decisiones estratégicas y operativas, así como la planificación efectiva de la cadena de suministro. La implementación del modelo de gestión por procesos surgió como una respuesta a estos desafíos, buscando mejorar la precisión y control en el manejo de inventarios, optimizando así la eficiencia operativa y la confiabilidad de la información financiera (Moreira et al., 2019).
Por otro lado, Rantanen (2019) aborda los desafíos inherentes a la implementación del método de costeo Total Cost of Ownership (TCO), destacando la necesidad de abordar cuidadosamente su aplicación. Aunque la filosofía de TCO es conceptualmente simple, la complejidad en la recopilación de datos se presenta como una barrera significativa para su adopción generalizada. La falta de disponibilidad inmediata de todos los datos contables y de costos constituye un desafío considerable, ya que la recopilación de información necesaria para el análisis consume tiempo y recursos.
Es importante señalar que no existe un modelo de medición de TCO único o más preciso, ya que su análisis estratégico se basa en modelos de costos configurables con múltiples variables, cuyos resultados son más confiables tras experimentar diferentes escenarios. Los modelos de TCO varían entre empresas e incluso dentro de una misma empresa, dependiendo de la naturaleza y magnitud de la compra. Además, los costos de TCO son a menudo específicos de la situación, lo que implica que los costos relevantes para la toma de decisiones pueden variar según factores como la naturaleza y la importancia de la compra. A pesar de que los principios básicos son comunes, se identifican tres categorías principales de desafíos: problemas culturales, problemas de educación y capacitación del personal, y problemas de recursos. Estos desafíos se examinan en la tabla 2.
Otro desafío significativo, resaltado en el estudio "un algoritmo de reconocimiento simulado modificado (MSA) para resolver el problema de selección de proveedores y asignación de cantidad de pedido con tarifas de flete no lineales" de González et al. (2023), se centra en la toma de decisiones relacionada con la adquisición de productos para almacenar en inventario.
Tabla 2.
Desafíos de la aplicación del método TCO.
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Categoría |
Desafío |
Medio |
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Problemas Culturales |
Resistencia al cambio |
La implementación puede encontrarse con resistencia dentro de una organización, la cual puede surgir debido a la preocupación por la reducción de puestos de trabajo o los cambios en los procesos. |
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Problemas de educación y capacitación en el personal |
Modelos de TCO situacionales |
En el modelo TCO, los costos pueden fluctuar según factores como la naturaleza, magnitud e importancia de la compra, lo que implica que los modelos de TCO son situacionales y necesitan adaptarse a las circunstancias específicas de cada organización, así como a las habilidades particulares del personal involucrado en su implementación. Además, este modelo demanda un mantenimiento y actualización periódicos para asegurar la obtención de resultados confiables, lo cual puede implicar la asignación de recursos y tiempo por parte de la organización. |
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Mantenimiento y actualización del modelo TCO |
En el modelo TCO, los costos pueden fluctuar según factores como la naturaleza, magnitud e importancia de la compra, lo que implica que los modelos de TCO son situacionales y necesitan adaptarse a las circunstancias específicas de cada organización, así como a las habilidades particulares del personal involucrado en su implementación. Además, este modelo demanda un mantenimiento y actualización periódicos para asegurar la obtención de resultados confiables, lo cual puede implicar la asignación de recursos y tiempo por parte de la organización. |
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Problemas de recursos |
Complejidad en la recopilación de datos |
Recopilar datos para el análisis del TCO puede limitar su adopción generalizada, ya que requiere tiempo y recursos para recopilar la información necesaria. |
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Dificultad para "dolarizar" datos cualitativos |
La combinación de datos financieros con datos de rendimiento cualitativos puede ser difícil de "dolarizar", lo que agrega complejidad al análisis del TCO. |
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Falta de datos contables y de costos |
La falta de datos contables y de costos necesarios para realizar un análisis exhaustivo del TCO, dificulta la implementación efectiva del TCO en sus procesos de toma de decisiones. |
Elaboración: Los autores.
El dilema central radica en que comprar una mayor cantidad de productos puede disminuir el costo por artículo, pero también puede afectar negativamente la liquidez de las empresas. Esta situación plantea un reto estratégico para los responsables de la toma de decisiones, ya que equilibrar la reducción de costos con la preservación de la liquidez se vuelve muy importante. En respuesta a este desafío, los autores sugieren abordar la problemática mediante el uso de software especializado que posibilite la incorporación de variables no lineales, permitiendo así una adaptación más efectiva a la realidad del mercado.
En otro contexto, el estudio llevado a cabo por Palma et al. (2023) sobre la gestión de inventarios en microempresas del sector farmacéutico en Tolima, Colombia, arroja luz sobre los desafíos enfrentados por estas microempresas. La dificultad principal se centra en el control de existencias, agravado por un nivel deficiente de conocimientos contables y normativos tanto entre los empleados como en los niveles gerenciales. Esta carencia dificulta la implementación de métodos de inventarios que faciliten el flujo de productos y proyecten su desarrollo según la normativa vigente. Además, se identifica la complicación en la identificación de costos catalogados como innecesarios, obstaculizando su reducción y proporcionando información financiera basada en prácticas contables inadecuadas. La ausencia de un sistema de control de inventarios se destaca como un impedimento para la toma de decisiones estratégicas con impacto a largo plazo.
Para concluir, Mendoza y Mendoza (2021) abordan los desafíos de las pequeñas y medianas empresas en la región Laja Bajío de México en cuanto a la administración de costos. Su estudio revela que el 64% de las empresas utiliza un sistema de costos desarrollado por costumbre y empirismo, mientras que el 61% carece de procedimientos estructurados que incluyan manuales con métodos, procedimientos, instrucciones de trabajo y criterios mínimos de uniformidad. La falta de implementación de procesos contables estructurados conlleva el riesgo de cierre para estas empresas.
CONCLUSIONES
La intensificación de la competencia en los mercados globales ha impulsado a las empresas a buscar alternativas para cumplir con las expectativas de los clientes. En este contexto, la información detallada sobre los costos se vuelve esencial para respaldar decisiones estratégicas y operativas. La contabilidad de costos y gestión proporciona herramientas para identificar la rentabilidad de los servicios, controlar áreas con costos elevados y contribuir a la estabilidad y el crecimiento empresarial.
En el ámbito del comercio minorista, el control de inventarios juega un rol importante en el rendimiento financiero. Una gestión eficiente de inventarios no solo disminuye costos operacionales, sino que también aumenta la probabilidad de éxito empresarial. La gestión adecuada contribuye a optimizar procesos, reducir errores y minimizar posibilidades de fraude, impactando positivamente en la utilidad de la empresa.
FINANCIAMIENTO
No monetario.
AGRADECIMIENTO
A todos los actores sociales involucrados en el desarrollo de la investigación.
REFERENCIAS CONSULTADAS
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