RESUMEN
La presente investigación se enfocó en la implementación de un
procedimiento para el mejoramiento continuo de la gestión de almacenes. Se
proponen 4 fases, distribuidas en 17 etapas destinadas a la evaluación y
propuesta de soluciones, que garanticen el mejoramiento continuo del proceso,
objeto de estudio. Este, incluye herramientas y técnicas para el mejoramiento
continuo, modelos y procedimientos para la gestión de almacenes, la eficacia de
la gestión de almacenes, indicadores del nivel de servicio al cliente y demás
técnicas, que determinan los principales problemas que inciden, de forma
negativa, en el proceso de almacenamiento. Además, se muestran los resultados
de la aplicación del procedimiento en el almacén central. Con la
implementación, la Empresa Distribuidora de Materiales para la Energía cuenta
con una herramienta de trabajo para la aplicación en el sistema de economía de
almacenes y sirve, además, como referencia de interés nacional a todos los
almacenes del sistema.
Descriptores: Logística empresarial; gestión
de almacenes; empresa; mejora continua. (Tesauro UNESCO)
ABSTRACT
This research focused on the implementation of a procedure for the
continuous improvement of warehouse management. It proposes 4 phases,
distributed in 17 stages, aimed at evaluating and proposing solutions that
guarantee the continuous improvement of the process under study. It includes
tools and techniques for continuous improvement, models and procedures for
warehouse management, the effectiveness of warehouse management, customer
service level indicators and other techniques that determine the main problems
that negatively affect the warehousing process. In addition, the results of the
application of the procedure in the central warehouse are shown. With the
implementation, Empresa Distribuidora de Materiales para la Energía has a
working tool for the application in the warehouse management system and also
serves as a reference of national interest for all warehouses in the system.
Descriptors: Business
logistics; warehouse management; business; continuous improvement. (UNESCO Thesaurus)
INTRODUCCIÓN
La crisis económica global desatada sigue abatiéndose sobre la
economía mundial, a pesar de los pronósticos tranquilizadores que más de una
vez la han dado por concluida, provoca pérdidas financieras y daños a la
economía real y en especial, una incertidumbre e inestabilidad que complica en
alto grado las proyecciones de precios, condiciones financieras y otros
factores necesarios tanto para la toma de decisiones en el corto plazo como
para la planificación futura. Con la globalización cada vez más creciente de
los mercados y en la búsqueda de la competitividad y la excelencia empresarial,
se han desarrollado distintas corrientes o enfoques que en la administración de
empresas ocupan un marcado protagonismo dependiendo de la óptica con que se
observa.
Es así, que en los últimos años se ha visto a nivel mundial, y en
nuestro país específicamente, una creciente atención intelectual, académica y
empresarial en torno a los procesos logísticos, argumentando principalmente
problemas de coordinación y confianza entre proveedores y clientes, un bajo
nivel de intercambio de información en tiempo real, el poco o insuficiente uso
de tecnologías.
En Cuba, como parte de las transformaciones que la Unión Eléctrica
acordó realizar para el fortalecimiento de su estructura empresarial se decide
crear una Empresa Distribuidora de Materiales para la Energía (ENERGOMAT). La
misión de asegurar la logística para todas las necesidades materiales del
sistema electro energético nacional, requiere de una previsión organizada y
precisa para garantizar la contratación oportuna de los suministros, lograr los
plazos de entrega adecuados, eliminando los pagos de estadía y las demoras en
la entrega, motivadas por factores organizativos. Esta unidad organizativa
realiza la distribución de materiales y lleva el control de las existencias en
los almacenes.
En este contexto, el sistema de almacenaje tiene como objetivo
garantizar el suministro continuo y oportuno de los materiales y medios de
producción requeridos para asegurar los servicios de forma ininterrumpida y
rítmica. El incremento en 1 300 MW en motores diesel y 1 700MW en motores fuel
oil para el programa de generación distribuida, la rehabilitación de todas las
redes primarias y secundarias del país, el cambio del servicio a los usuarios,
así como la modernización de las subestaciones de 110KV y la introducción de
nuevas fuentes de energía, son tareas de vital importancia para garantizar la
confiabilidad en el servicio eléctrico y poder asumir, con eficiencia, la
utilización del módulo de cocción con electricidad y el apreciable programa de
inversiones sociales y productivas que lleva a cabo el país.
La logística empresarial es un campo
relativamente nuevo dentro de la dirección empresarial si lo comparamos con
otros más tradicionales, como el de las finanzas, las ventas o la producción,
aunque tiene sus antecedentes en la disciplina fundacional (Richey, 2022). Sin
embargo, desde hace muchos años se vienen realizando actividades logísticas
(distribución, transporte y almacenamiento de mercancías). La novedad de este
campo se centra en el tratamiento coordinado de estas actividades ya que en la
práctica están estrechamente relacionadas (Ballou,2004).
La logística empresarial aborda el estudio
del conjunto de actividades que se desarrollan sobre los flujos materiales, informativos,
financieros y de retorno desde un origen hasta un destino con una visión
sistémica e integrada, con el objetivo de brindar a los clientes internos o
externos de la organización un servicio de calidad en el momento oportuno, con
un mínimo de gastos (Molina, 2008). Por otro lado, uno de los principales roles
de la logística es que, permite sincronizar el flujo de materiales desde el
proveedor hasta el consumidor final, pasando por los diferentes procesos de la
planificación, producción, distribución y venta del producto o servicio (Kotler
y Armstrong, 2007; Winkelhaus y Grosse, 2020).
Algunos autores Wang
(2021) coinciden en la importancia que revierte para las organizaciones las
funciones logísticas; así, Ballou (2004) había referido que para una empresa
que opere en una economía de alto nivel, es vital una buena gestión de las
actividades logísticas. Son los sistemas logísticos los que proporcionan el
puente entre las áreas de producción y los mercados, separados en tiempo y
distancia (Martins et al., 2020).
En el tema del mejoramiento logístico se
han estudiado y diseñado metodologías para la toma de decisiones en
operaciones, compras, almacenamiento, transporte, servicio al cliente (Wehner et al., 2022), infraestructura y comunicaciones (González, 2014). De manera específica para el almacenamiento
es importante medir capacidad utilizada, costo por metro cuadrado, índice de
rotación de mercancías, cantidad de mercancía averiada, cantidades óptimas de
pedido, distribución del espacio (Soret, 2004; Ballou, 2004; Sunil y Meindl,
2008).
Entre los elementos que forman la
estructura del sistema logístico en las empresas, el almacén es una de las
funciones que actúa en las dos etapas del flujo de materiales, el
abastecimiento y la distribución física (Torabizadeh, et
al, 2020); constituye una de
las actividades importantes para el funcionamiento de la empresa; sin embargo,
muchas veces fue olvidado por considerársele como la bodega o depósito donde se
guardaban los materiales que producción o ventas requería. Al respecto Quispe
(2018) ha encontrado que en la gestión de almacenes muchas veces se recurre a
la improvisación.
El almacén es una unidad de servicio en la
estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con
objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de
materiales y productos (Cespón y Auxiliadora, 2003).
MÉTODO
Dado su alcance, la investigación es de naturaleza
correlacional, porque tiene como finalidad conocer la relación o grado de
asociación que existe entre dos o más conceptos, categorías o variables en un
contexto en particular. La
utilidad principal de los estudios correlacionales es saber cómo se puede
comportar un concepto o una variable al conocer el comportamiento de otras
variables vinculadas. Las correlaciones pueden ser positivas (directamente
proporcionales) o negativas (inversamente proporcionales). Si es positiva,
significa que los casos que muestren altos valores en una variable tenderán
también a manifestar valores elevados en la otra variable. Si es negativa,
implica que casos con valores elevados en una variable tenderán a mostrar
valores bajos en la otra variable (Hernández y Mendoza 2018).
En esta investigación la correlación se pone de
manifiesto en la relación entre el mejoramiento continuo de la gestión de
almacenes y la eficacia del proceso de almacenamiento, aunque también se
describe a través de los elementos expuestos el proceso de mejoramiento
continuo en la gestión de almacenes.
El estudio se soporta en métodos como el Análisis y
síntesis de la información obtenida en la literatura, el Histórico-lógico dado
en el estudio de los antecedentes, causas, condiciones históricas en las que
surgió el problema y lo que se repite en el proceso de desarrollo del objeto y
el Sistémico-estructural desde el cual se abordan las características y el
carácter sistémico de los sistemas de almacenes y los procesos de la toma de
decisiones. Se emplean además técnicas como el Análisis de documentos, el
Métodos de expertos, las Encuestas y el Trabajo en grupo.
La unidad de análisis la constituyen los sujetos que
intervienen en la gestión de almacenes, la población se relaciona con todos los
sujetos que intervienen en la gestión de almacenes de Empresas Distribuidora de
Materiales para la Energía en Cuba; mientras que la muestra quedó conformada
por 16 sujetos que intervienen en el proceso en la Empresa Distribuidora de Materiales
para la Energía de La Habana.
Considerando además la operacionalidad en el
almacenamiento y la manipulación de mercancías, así como la importancia de los
ingresos generados por las ventas de productos, se seleccionó como objeto de
estudio el almacén central de la Empresa Distribuidora de Materiales para la
Energía, ubicado en La Habana.
RESULTADOS
El estudio realizado aporta un procedimiento para el
mejoramiento continuo de la gestión de almacenes en la empresa distribuidora de
materiales para la energía que se compone de cuatro fases sustentadas por
procedimientos específicos para cada etapa.
Figura 1. Procedimiento
para el mejoramiento continuo de la gestión de almacenes.
Elaboración: El autor.
Luego de implementado dicho procedimiento se obtuvo
que el sistema de almacenes perteneciente a ENERGOMAT tiene las mayores potencialidades
en el almacén central que radica en el edifico principal de la empresa,
compuesto por 8 almacenes. Este almacén central tiene como objeto social la
responsabilidad de recepcionar, almacenar, distribuir y controlar todas las
mercancías destinadas al sistema energético del país.
Los principales problemas que afectan el desempeño del
proceso de almacenamiento se relacionan con: Inestabilidad de
aprovisionamientos, Inestabilidad en los procesos de almacenamiento, recepción
y despacho de mercancías, Desconocimiento de los procedimientos de almacenes, Desconocimiento
en técnicas de gestión de almacenamiento, Incorrecta utilización de espacios, Procesamiento
inadecuado de la información, Insuficientes equipos para la manipulación de las
mercancías.
A partir de estos elementos se definen Subprocesos y
actividades del proceso de almacenamiento en el almacén central de ENERGOMAT
quedando definidos como se muestra seguidamente.
Tabla 1.
Subprocesos y actividades del proceso de almacenamiento en el
almacén central de ENERGOMAT.
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Subprocesos
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Actividades
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Recepción
de mercancías
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El
área de facturación recibe de la UEB balance y contratación la documentación
de embarque. Recibe la hoja de trabajo El área de facturación al recibir el
producto y la factura, elabora la prerecepción. Entrega al representante de
Cuba Control al llegar el producto los documentos del mismo. Coordina con el
grupo de recepción y la empresa verificadora su conteo, pesaje ó medición. El
grupo de recepción, conjuntamente con el dependiente de la posible ubicación
del producto, precisa el destino y condiciones de almacenamiento del
producto. Entrega al área de facturación las anotaciones realizadas, producto
de la apertura y conteo de bultos. El área de facturación comprueba la
correspondencia de los datos. Confecciona el informe de recepción. De no
existir diferencia entre lo reflejado en el informe de recepción y el físico
del producto, el dependiente de almacén procede a llenar la tarjeta de
estiba. Luego se conforma en facturación, con la documentación utilizada en
el proceso de recepción, un expediente para cada producto. Entrega del
informe de recepción al departamento contable.
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Almacenamiento
de mercancías
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Las
áreas de almacenamiento deben tener la capacidad suficiente para el
almacenamiento adecuado de los diversos materiales y productos. Garantiza el
aprovechamiento óptimo del espacio. Rotación adecuada de los productos
almacenados. Limpieza y organización del puesto de trabajo. Clasificación de las
mercancías. Empleo de los medios de almacenaje y equipos de manipulación.
Mantener condiciones de almacenamiento que garanticen la conservación y
protección del producto.
|
|
Control
de mercancías
|
Tanto
las entradas como salidas de mercancías deben tener un número consecutivo por
cada almacén. Todos los almacenes deben realizar mensualmente el conteo del
10 % y enviarlo al área de contabilidad. Todos los movimientos de entradas y
salidas deben estar pasados a las tarjetas de estiba. Cuando se devuelven
mercancías o materiales a los almacenes, estos deben estar amparados por sus
respectivos modelos de devolución. Todos los modelos de entradas y salidas
elaborados en los almacenes, deben reflejar la existencia final de cada
producto. Brindar informaciones estadísticas a tiempo y efectuar cuadres
contables.
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Auditorias
de almacén
|
Diagnóstico
del estado del grupo de almacenes. Informe de los resultados. Entrega de
resultados a las partes interesadas. Confección y seguimiento del plan de
acciones a seguir. Anotación correcta en los controles vigentes. Efectuar
pruebas físicas por muestreo, de acuerdo a las características de los
productos.
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Evacuación
de desechos
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Identificación
y clasificación de los desechos Análisis, aprobación de soluciones Entrega al
destino final
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Despacho
de mercancías
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El
área comercial entrega a los clientes la prefactura u orden de despacho. El
área de factuarción comprueba la autenticidad de los datos y las firmas.
Precisa la existencia real del producto y su ubicación según los datos
supuestos. Realizan él o los despachos solicitados. Los facturadores
comprueban la correspondencia entre lo prefacturado y lo despachado. El
expedidor entrega al área de facturación la prefactura con las anotaciones de
la cantidad despachada y las existencias de cada producto. El detective
comprueba la correspondencia del producto físico con la factura y existencia
de certificados de calidad. El detective certifica el despacho con la entrega
en el acta establecida.
|
Elaboración: El autor.
Posteriormente, con el objetivo de conocer dónde deben
concentrarse los mayores esfuerzos para lograr mejoras, se determinó el orden
de importancia de los subprocesos que al mismo tiempo permitieron construir el
mapa de los subprocesos de la organización.
Figura 2. Mapa de
subprocesos de la organización.
Elaboración: El autor.
Finalmente, la implementación del procedimiento
seleccionado independientemente del corto tiempo de su evaluación, corrobora la
hipótesis de la investigación al establecer un estado comparativo de los
indicadores de desempeño de la gestión de almacenes y el nivel de servicio al
cliente en la Empresa Distribuidora de Materiales para la Energía (ENERGOMAT)
antes de aplicar el procedimiento y después de aplicado el mismo, lo cual
vierte resultados positivos.
CONCLUSIONES
A pesar de la amplia base teórica sobre el
tema, no se obtuvo referencia de procedimientos para mejorar la gestión de
almacenes en la esfera referida, que se relacione con las características del
país, lo cual por una parte aprueba la correcta formulación del problema
científico de partida y por otra, reitera que el procedimiento elegido
constituye una herramienta que posibilita contribuir a elevar el desempeño de
dicha gestión con respecto a los requerimientos de la Economía Cubana.
Se implementa un procedimiento para
mejorar la gestión de almacenes en ENERGOMAT, que permite la determinación de
los procesos de almacenamiento, además dentro de las bondades que este
contempla se encuentra el proceso de mejoramiento continuo el cual brinda la
posibilidad de que se realice una retroalimentación que garantice la
perdurabilidad del sistema.
Logra elevar la gestión de almacenes, de
acuerdo a los indicadores de Nivel de Servicio al Cliente y de gestión del
proceso objeto de estudio, obteniéndose valores por encima de los existentes.
FINANCIAMIENTO
No monetario
AGRADECIMIENTOS
Al director
general, al director de UEB almacén central y trabajadores de ENERGOMAT de La Habana, por su valioso apoyo en la investigación.
REFERENCIAS CONSULTADAS
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