Este estudio realiza un análisis crítico-jurídico de las sanciones impuestas a notarios por el retraso en la recaudación y pago de servicios notariales al Estado. La investigación identifica que las multas aplicadas resultan frecuentemente desproporcionadas e irracionales respecto a la obligación incumplida. El análisis evidencia que los notarios enfrentan dificultades prácticas, como el trabajo con líneas de crédito para clientes, que complican el cumplimiento puntual de sus obligaciones tributarias. Esto los obliga, ante el temor de severas sanciones, a cubrir los aportes estatales con sus propios ingresos. El artículo concluye señalando la urgente necesidad de reevaluar el marco sancionatorio para garantizar proporcionalidad y justicia en las multas aplicadas a los notarios públicos.

Descriptores: Recaudación; notario; función notarial; tasas notariales. (Tesauro UNESCO).

ABSTRACT

This study conducts a critical legal analysis of the penalties imposed on notaries for delays in collecting and paying notarial services to the State. The research identifies that the fines imposed are often disproportionate and unreasonable in relation to the obligation that has not been fulfilled. The analysis shows that notaries face practical difficulties, such as working with lines of credit for clients, which complicate the timely fulfillment of their tax obligations. This forces them, for fear of severe penalties, to cover state contributions with their own income. The article concludes by pointing out the urgent need to reevaluate the penalty framework to ensure proportionality and fairness in the fines imposed on notaries public.

Descriptors: Revenue collection; notary; notarial function; notarial fees. (UNESCO Thesaurus).

INTRODUCCIÓN

El trámite notarial es un acto voluntario de una o más partes que acuden de manera libre ante un Notario Público legal y en debida forma designado por el Consejo de la Judicatura dentro de la jurisdicción que le competa. Tal y como se desprende del artículo 4 de la (Ley Notarial, 2014). Y es de este acto que no solo se van a generar derechos y obligaciones para la o las partes. Es un documento público que va a generar obligaciones de carácter pecuniario para el notario, ya que cada trámite tiene un valor establecido por el Consejo de la Judicatura según el Salario Básico Unificado y a su vez, el acto puede generar impuestos o tasas que serán recaudadas por otras instituciones públicas.

Podemos encontrar una definición de documento público en el Diccionario Jurídico Elemental de Guillermo Cabanellas: PÚBLICO. Otorgado o aprobado, con las ceremonias previstas por la ley, por notario, escribano u otro funcionario autorizado para certificar un hecho, presentar uno o más testamentos y señalar la fecha (Cabanellas, 1993).

Es decir que todo documento emanado del actuar de un notario goza del carácter de público y por ende dicho documento debe de contar con una serie de requisitos que establece la misma Ley Notarial. Es por eso que el notario debe de ser cauteloso al exigir que se cumplan todas y cada una de las formalidades inherentes al documento público a fin de que no recaiga en cualquier tipo de nulidad o invalidez del documento o acto. El Notario al momento de elaborar el instrumento público deberá ser muy cuidadoso, ya que la omisión o inobservancia de las solemnidades del mismo, produciría su invalidez (Jiménez y Zeledón, 2010).

¿Qué debe de examinar el notario para cumplir con todas las formalidades que perfeccionen su actuar? La misma Ley Notarial establece que:

Art. 27.- Antes de redactar una escritura pública, debe examinar el notario:

1.- La capacidad de los otorgantes; 2.- La libertad con que proceden; 3.- El conocimiento con que se obligan; y, 4.- Si se han pagado los derechos fiscales y municipales a que está sujeto el acto o contrato. La omisión de este deber no surtirá otro efecto que la multa impuesta por la Ley al notario. (el subrayado me corresponde). (Ley Notarial, 2014)

Podemos observar en el numeral cuarto que no solo basta con la capacidad, libertad y conocimiento de las partes, sino también con el hecho de que se hayan cancelado todos los valores correspondientes y que se generen del acto notarial o pena de una multa impuesta al notario. Pero hasta qué punto es responsable el notario de la recaudación de estos valores, si en cuestiones de impuestos son los mismos Gobiernos Autónomos Descentralizados los encargados de liquidar dichos impuestos.

Como pudimos ver en una breve explicación, todo trámite notarial conlleva al pago de una tasa y a su vez, dependiendo del acto a celebrarse, se generarán impuestos como las alcabalas, Junta de Beneficencia, plusvalía, entre otros.

Las tasas notariales son reguladas por el Consejo de la Judicatura a través del Reglamento del Sistema Notarial Integral de la Función Judicial y es en su artículo 13 en el que se explica la participación del estado dentro de la facturación del notario público:

Art. 13.- Ingresos para la participación al Estado. - Constituyen ingresos para el cálculo de la participación al "Estado los valores facturados sin impuestos por los servicios notariales brindados, una vez descontado el monto equivalente a la remuneración de un servidor judicial de la categoría 5 de la carrera judicial, observando los parámetros fijados por el Consejo de la Judicatura (Reglamento del Sistema Notarial Integral de la Función Judicial, 2018).

Entonces podemos colegir 2 cosas: la primera es que el notario público tiene un ingreso base; y la segunda, que una vez descontado ese valor hay que restarle los impuestos de ley.

Art. 14.- Valores que corresponden al Estado. - Los valores que le corresponden al Estado, por la participación de los ingresos facturados por el notario por su naturaleza constituyen una obligación establecida legalmente, que debe ser satisfecha directamente al Estado con ocasión de la prestación de dicho servicio; por lo que, la transferencia o depósito bancario que realiza el notario a favor del Estado, no constituye un hecho generador del impuesto al valor agregado. (Reglamento del Sistema Notarial Integral de la Función Judicial, 2018)

Ya en este artículo se obliga al notario público a transferir las cantidades correspondientes a favor del estado. Cabe acotar que de esta investigación se desprende que estos pagos se realizan de manera mensual y sin opción a retraso alguno y aquí es cuando tienen ciertos inconvenientes los notarios ya que muchas veces por las condiciones del mercado otorgan ciertos créditos a clientes de confianza y suelen haber ciertos retrasos con lo cual el propio notario de su pecunio debe de cubrir la participación estatal a fin de no recaer en posibles sanciones.

Podemos observar que dentro del sistema informático notarial ya se deja estipulado el porcentaje correspondiente a la participación estatal. Asimismo, lo que se mencionaba anteriormente en cuanto a los plazos para depositar o transferir los valores correspondientes al estado. El notario deberá transferir los valores dentro de los 10 primeros días de cada mes so pena de recibir sanciones pecuniarias.

El elemento de fe pública es uno de los rasgos característicos que determinan no sólo la actividad sino también la utilidad y el deber de transparencia del notario como persona. Por tanto, en el ejercicio de su actividad, el notario está obligado a entender el verdadero alcance del elemento de fe pública como una confirmación o garantía con la que los ciudadanos acuden a su autoridad para confirmar o certificar determinadas actividades que no podrían realizarse sin su participación no se podría ejecutar en el orden jurídico. Por esta razón, la fe pública no sólo asegura la legalidad de las acciones de los contratantes, sino que también constituye prueba que refleja la voluntad de los contratantes.

Se contextualizó así según la doctrina pública del notario de la siguiente manera: La doctrina pública es la certificación del notario con la que reconoce la declaración de voluntad de las partes ante las partes y ante el público, de esta manera se puede legitimar la acción. Transparente para que no viole el orden impuesto por las normas aplicables a cada tipo de contrato y la expresión de la voluntad de las partes. En otros casos, la celebración de un contrato ante notario es un requisito indispensable que el ordenamiento jurídico determina a través de la normativa aplicable a este. (Castro, 2020)

El elemento de confianza pública significa que el notario tiene la facultad de reconocer y verificar la validez de las declaraciones de las partes o de las personas que desean celebrar un contrato. En este caso, los notarios son representantes del público y en algunos contratos es necesario o imprescindible un reconocimiento notarial para reconocer lo pactado en las condiciones contractuales. Por esta razón, la fe pública representa un elemento importante del papel del notario en la sociedad y el servicio notarial es parte de las instituciones jurídicas del estado.

Dentro del mismo reglamento vamos a encontrar las sanciones según la falta cometida por el notario:

Art. 131.- De la responsabilidad.-El notario que no realice el depósito total del monto correspondiente al Estado dentro del plazo establecido en el último inciso del artículo 304 del Código Orgánico de la Función Judicial, deberá pagar la multa equivalente al tres por ciento (3%) del valor que le corresponde al Estado por el mes o fracción que se encuentra en mora, más los intereses legales calculados a la tasa legal establecida por el Banco Central del Ecuador, sin perjuicio de la responsabilidad administrativa, civil y penal a la que están sujetos.

En el evento que el notario realice un depósito parcial del monto de participación al Estado concluido el plazo determinado en el artículo 304 del (COFJ, 2020), deberá pagar la multa indicada en el inciso anterior, calculados sobre el saldo pendiente. El pago de la multa dispuesta en el artículo 304 del Código Orgánico de la Función Judicial por parte del notario, no le exime de cumplir con las sanciones disciplinarias que el Consejo de la Judicatura le imponga conforme sus atribuciones. (Reglamento del Sistema Notarial Integral de la Función Judicial, 2018)

Al ser el artículo 131 un poco extenso, vamos a analizarlo parte por parte. En el primer párrafo se establece como norma general de que el notario en caso de falta de pago total o parcial, deberá cancelar una multa del 3% del valor adeudado al estado más los intereses pertinentes por ley. En el segundo inciso se establece la misma multa sobre el remanente en caso de pago parcial.

Ya, por último vemos en el inciso final de que el notario por incumplimiento de lo establecido en la norma se expone a una sanción disciplinaria por parte del Consejo de la Judicatura. Sanciones que según el artículo 132 del mismo reglamento, podrán ser inicio de procesos sumarios administrativos en contra del notario que podrían terminar en la suspensión del mismo. Sin eximirse de algún tipo de sanción en cuanto a lo establecido en el Código Orgánico de la Función Judicial.

Pero no solo solo en sanciones pecuniarias y posibles suspensiones podría recaer el notario en caso de incumplimiento. El configurarse este actuar en un hecho reiterativo podría incluir con sanción una destitución de su cargo. Autores como Ávila y Pérez (2019), indicaron que las atribuciones de los notarios pueden llegar a diversificarse en ámbitos y contextos cada vez más diversos y amplios en la medida en que la sociedad transforme, evolucione o actualice la forma de llevar a cabo ciertos actos de naturaleza jurídica. De acuerdo con lo precisado por Hidalgo (2015), se constata en efecto que los notarios en el marco de sus funciones no están exentos de cometer faltas que se puedan identificar como una conducta propia que, en el marco del ejercicio de sus funciones, sea de forma dolosa o culposa terminen en la comisión de una infracción penal.

En relación con lo expuesto con anterioridad, Romero (2018) expuso que los notarios deben estar atentos a los cambios de las relaciones sociales y de los posibles cambios legales que se pueden derivar de esta fenomenología. Así mismo Cantoral et al. (2020) quienes sostuvieron que los notarios ejercen una profesión de antigua data, pero que es afín con la evolución de las sociedades y de las relaciones jurídicas que se llevan a cabo dentro de ellas.

En cuanto al objetivo general de esta investigación se define como: Desarrollar un análisis crítico jurídico sobre las sanciones impuestas a los notarios por el atraso o incumplimiento de la recaudación y pago de los servicios notariales.

MÉTODO

Para el diseño metodológico de esta investigación se tendrán en cuenta los criterios asumidos por (Colectivo de autores UNIANDES, 2017), los que se desarrollan a continuación:

Modalidad o enfoque

La modalidad de esta investigación será con un enfoque cualitativo.

Toda vez que la investigación cualitativa se refiere a la comprensión centrada en la indagación de hechos, estos pretenden la interpretación de las complejas interacciones que se dan en la realidad, se estudiará la importancia de conocer el problema que radica en el poder brindar un servicio de calidad a los usuarios toda vez que se encuentra afectado por las constantes sanciones pecuniarias impuestas a los notarios por actos que a veces no son de su entera responsabilidad.

Tipología y alcances de la investigación científica jurídica

Dentro de las investigaciones jurídicas es de tipo jurídica ya que estudia instituciones jurídicas como la responsabilidad extracontractual, sus regímenes objetivista y subjetivista y presta atención a la repercusión del daño como elemento para la exigencia de responsabilidad sobre la función notarial. Y de tipo sociológico- jurídica porque se dimensiona hacia estudio la funcionalidad del derecho objetivo en la realidad social, buscado la posibilidad de aplicación objetivista cada cualidad de lo que implica la responsabilidad que se les impone a los notarios por ser custodios de estos valores económicos y que luego son sancionados por no presentar dentro del término que ha establecido el reglamento, y poder determinar cómo afecta directamente al servicio notarial que se brinda al usuario final (Isea Argüelles, 2025).

La investigación que se sigue es por el alcance de tipo descriptiva porque permite caracterizar la institución de la responsabilidad extracontractual como medida para la ejecución del servicio notarial. Mientras que, por el propósito externo, es aplicada porque su resultado contribuirá a la consecución de una efectiva protección de los usuarios quienes acceden al servicio notarial.

Métodos del nivel teórico del conocimiento

Se van a utilizar para el procesamiento conceptual y el conjunto del artículo, fundamentalmente análisis - síntesis, inducción- deducción y enfoque en sistema.

Métodos del nivel empírico del conocimiento

Se empleará el análisis de documentos a partir de la revisión de doctrina, jurisprudencia y normativa sobre las diferentes políticas o acciones de la legislación ecuatoriana sobre las sanciones pecuniarias hacia los notarios por ser custodios de valores recaudados dentro del servicio notarial.

Método del nivel empírico cualitativo

Estudio jurídico del derecho interno, para el análisis del ordenamiento jurídico ecuatoriano, jurisprudencia y doctrina en el nivel de la responsabilidad del notario de los reportes de pagos de las obligaciones por concepto de tasas notariales hacia el estado, recolección nacional en el ámbito del Derecho civil y notarial, para con ello recopilar las obligaciones del reporte de pagos estatales por servicios notariales por parte del notario.

RESULTADOS

Para Madariaga (1966) la seguridad jurídica es uno de los derechos más icónicos y representativos dentro del modelo de Estado moderno. Los Estados están en la búsqueda de ser cada vez más garantistas y respetuosos de los derechos humanos y de los derechos constitucionales.

La seguridad jurídica conlleva la certeza acerca de los métodos o procedimientos por los cuales se resuelve una situación jurídica de conformidad con las normas previstas en el Derecho. Por lo tanto, desde tal prerrogativa se determina que de forma muy especial la seguridad jurídica garantiza la claridad y transparencia de los actos administrativos, judiciales y extrajudiciales. Por lo tanto, ante tal premisa ninguna institución del Estado puede desligarse del cumplimiento de tal deber impuesto por la Constitución y que debe ser uno de los elementos más representativos del Derecho de cada uno de los Estados.

El notariado latino proviene de Roma y de la práctica de ciertas ciudades de Europa durante los siglos XIII y XIV expandiéndose por los países germánicos, y por Europa y América a partir de la codificación del Código de Napoleón. Este sistema predomina en base a la Unión Internacional del Notariado Latino. Entre sus principales características en el notario latino es ser un profesional del derecho, su función es de interés público, puede asesorar a sus usuarios y otorga fe pública (Amaya, 2019).

El termino notario fue dado por primera vez en el Congreso Internacional de Notarios en Buenos Aires – Argentina en 1948, el cual manifiesta lo siguiente: “El notario latino es quien ejerce la profesión de abogado y desempeña una función pública consistente en recibir, interpretar y dar forma jurídica al testamento de las partes, redactar los documentos adecuados al efecto y comprobar su autenticidad, conservando los originales. y emitir copias que confirmen su autenticidad. Contenido. Esta definición, que tal vez describe en cierta medida la actividad del notario, incluye sin duda todos los elementos esenciales de la actividad notarial (Quevedo-Moscoso, 2018).

La Unión Internacional del Notariado Latino es una organización no gubernamental constituida para promover, coordinar y desarrollar la función y actividad notarial en el mundo entero, asegurando mediante la más estrecha colaboración entre los Notariados, su dignidad e independencia a fin de un mejor servicio a la persona y a la sociedad; el Primer Congreso de la Unión Internacional del Notariado Latino se realizó en Buenos Aires – Argentina en 1948 (Castrillón, 2016). Éste primer Congreso dio iniciativa a la obtención de personería jurídica a los Colegios de Notarios de Quito y Guayaquil dando un valor jurídico al notariado en 1952.

La finalidad de la Unión Internacional del Notariado:

1. “La promoción y aplicación de los principios fundamentales del sistema de notariado de tipo latino, así como los principios deontología notarial”

2. “La representación del Notariado ante organizaciones internacionales y la colaboración con las mismas”

3. La cooperación con los Notariados nacionales, sean o no miembros de la Unión Internacional del Notariado Latino, así como con todas las instituciones afines, especialmente para fomentar la evolución del notariado latino

4. La promoción, organización y desarrollo de la formación profesional y el apoyo a los trabajos científicos en el ámbito notarial.

El sistema notarial en nuestro país tiene sus bases en el Derecho Indiano que nace a partir del descubrimiento de las tierras americanas en 1492, “compuesto por el Derecho Español, Derecho Canónico y normas que se iban modificando y sistematizando conforme a las necesidades que se presentaban por los cambios y evoluciones con el pasar del tiempo en una América descubierta por Colón” (Perez, 2008).

Respecto a las disposiciones en el ámbito notarial, tiene su inicio en la Nueva Audiencia de Quito, donde se dictaron ordenanzas que imparten el verdadero sistema del Derecho Notarial para las Audiencias en América, particularmente en la Audiencia de Quito, donde se especifica la administración de la justicia por parte de magistrados, funcionarios, escribanos, etc. (Murrieta, 2012).

En la actualidad el notariado se rige por la Constitución, el Código Orgánico de la Función Judicial, la Ley Notarial y demás disposiciones legales y reglamentarias; el cual manifiestan cada una de ellas el desarrollo de la actividad notarial en base a sus disposiciones legales respecto a concepto del notariado, duración de sus funciones, requisitos para ser parte de la función notarial, sus remuneraciones y sus deberes y atribuciones (COFJ, 2020).

Para pertenecer a este órgano auxiliar el o los interesados deberán participar en “concurso de oposición y méritos sometidos a impugnación y control social cumpliendo con una serie de requisitos examinados por la Comisión de Administración de Recursos Humanos del Consejo de la Judicatura, que adicional a los requisitos impuestos por la Constitución”, el Código Orgánico de la Función Judicial, además de los requisitos de la Constitución incrementa: “ser ecuatoriana o ecuatoriano y hallarse en goce de los derechos de participación política” y “participar en concursos que se abran respecto de otras notarias una vez culminado su segundo periodo”. Esta función notarial es de manera ininterrumpida y permanente, y cuando el caso lo amerite y las partes lo soliciten podrá ejercer esta función fuera de su despacho notarial (COFJ, 2020).

Desde que el hombre convive en sociedad, ha venido realizando diferentes actos o convenios que solo contaba con el aval de la firme convicción de su palabra, donde no era necesario un documento; con la evolución constante en normas, cultura, economía y demás, esta convicción se fue deteriorando dando ingreso a la fe pública que nace con la finalidad de dar la seguridad de la existencia de una verdad, al momento de realizar ciertos contratos, el cual implica la narración del notario sobre un hecho; por tal motivo, la única forma de dar fe es cuando se han observado los hechos y dichos por las partes (Gattari, 2004).

Pero la Fe Pública Notarial va más allá, cuya diferencia radica en el otorgamiento del instrumento público, puesto que el Notario con su actuación legal le da la veracidad, eficacia y autenticidad al documento con aceptación para las partes solicitantes, autorizando e incorporando tal documento en un protocolo o registro elevándolo a escritura pública.

DISCUSIÓN

Esta investigación muestra las atribuciones del notario público en cuanto a valores a recaudar y que pertenecen a otras instituciones estatales ya sea a título de participaciones o a través de impuestos generados por transferencias de dominio.

Si bien es cierto la ley y el reglamento son muy tajantes en cuanto a los pagos y los plazos en que deben de realizarse los mismo por parte de los notarios públicos, ya que este tipo de incumplimientos o demoras no solo acarrean sanciones pecuniarias, sino una posible suspensión o en el peor de los casos una destitución de su cargo.

El notario es considerado un administrador de actos notariales públicos porque está autorizado por el Estado como persona imparcial que puede certificar un testamento y un contrato existente entre una o más personas. El notario es el administrador del fideicomiso público, toda vez que la Constitución, la ley notarial y otras leyes conexas imponen a este funcionario la tarea y responsabilidad del otorgamiento del fideicomiso público sobre documentos que requieran el reconocimiento de un tercero respecto de las actuaciones de las partes. Esto significa que el papel del notario genera confianza pública en la validez del consentimiento y es responsable de la validez de lo celebrado o acordado entre las partes y está contenido en los protocolos de actuación de las autoridades contenidos en sus actos legales (Pérez, 2008).

La buena fe notarial se refiere a que el notario es considerado garante de la validez del documento al momento de su reconocimiento. En este sentido, la buena fe es la certificación notarial que acredita el consentimiento y acuerdo de las partes, para que este contrato sea reconocido en la sociedad y en el sistema en que se elaboró el respectivo instrumento público. La buena fe del notario es, por tanto, un elemento importante para garantizar que el acuerdo sea legal y no debe tener un impacto negativo en el sistema jurídico en el que se firma el documento público (Ávila, 2018).

Por supuesto, no podemos ignorar el hecho de que los ciudadanos deben beneficiarse de servicios públicos de calidad de conformidad con los derechos fundamentales. Esto se justifica porque la calidad de los servicios públicos es expresión del respeto a la dignidad de las personas y por supuesto la calidad de los servicios públicos significa respeto a la dignidad de las personas, ya que se debe reconocer que las instituciones tienen una razón para actuar al servicio de los ciudadanos en particular porque deben ser compensados proporcionalmente mediante el pago de impuestos con vistas a prestar un servicio óptimo al servicio público (Solano, 2014).

También debe quedar claro que el Estado se esfuerza por la calidad de los servicios. Dado que el Estado, que se enorgullece de ser garante, no puede ignorar la necesidad de un servicio público adecuado, la calidad de los servicios debe ser un rasgo diferenciador y elemento característico. instituciones públicas, con el fin de garantizar no sólo el respeto de los derechos de los ciudadanos, especialmente en lo que respecta a su dignidad, sino también en términos de confianza en el servicio público, con el fin de optimizar las tareas que el Estado debe realizar para simplificar sus tareas. Esto significa, en menor medida, un ajuste en términos de respeto al orden público de cada institución estatal (Morales, 2015).

En el marco de los derechos humanos y de los derechos fundamentales, el Estado debe disponer de estándares de eficiencia, de esa manera podrá ejecutar en el sentido más óptimo posible sus políticas de administración pública. Precisamente, en respeto a los derechos humanos y a los derechos fundamentales, es que el Estado está en la obligación de ofrecer servicios públicos de calidad en beneficio de sus ciudadanos. En tal perspectiva, el Estado reconoce que el derecho a un buen servicio público es parte de los derechos humanos por cuanto se relaciona con el derecho al respeto por la dignidad humana (Holguín, 2014).

Ante lo expuesto, es evidente que los notarios públicos quieren evadir esa responsabilidad de manejar dineros ajenos y es que pueden ser sujetos a robos pues ellos mismo corren por su cuenta con los valores de alquiler de oficinas, seguridad, personal, etc. También debido a las condiciones del mercado y a los altos valores de las tasas y los impuestos suelen otorgar créditos.

Y ya que prácticamente el notario gana en base a lo que genera, se ve obligado a ofrecer todo el paquete completo para que el usuario únicamente suscriba la escritura pública y el notario se encargue de cancelar impuestos, etc.

CONCLUSIONES

El notariado es una institución jurídica, el cual ha venido evolucionando conforme a los requerimientos en base a las necesidades del hombre dentro de la sociedad en diferentes tiempos y lugares que se ha desarrollado; en las diferentes ciudades de nuestro país, Referente a la evolución sistematizada del notariado, podemos concluir que actualmente en el Ecuador se ha implementado un sistema notarial integral pero que se encuentra limitado por la carga de sanciones hacia los notarios por el pago de las tasas de recaudación.

El sistema normativo referente al notariado se rige por medio de la Constitución de la República, el Código Orgánico de la Función Judicial, la Ley Notarial y demás disposiciones legales, como son el Código Orgánico General de Procesos y otras leyes especiales afines en materia notarial como la Ley de Compañías, Código Tributario, etc., siendo regulado principalmente por el Consejo de la Judicatura mediante el Reglamento del Sistema Notarial Integral de la Función Judicial.

FINANCIAMIENTO

No monetario.

AGRADECIMIENTOS

A todos los actores sociales involucrados en el desarrollo de la investigación.

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