RESUMEN

El control interno de los activos fijos constituye un elemento esencial para la gestión eficiente en instituciones educativas. Esta investigación se centra en la Unidad Educativa Salesiana Santo Tomás Apóstol de Riobamba, con el objetivo de implementar un sistema adecuado de control de inventarios que fortalezca la toma de decisiones directivas. Se aplicó una metodología descriptiva con enfoque mixto, combinando análisis documental y trabajo de campo. Los resultados evidencian que los manuales y lineamientos institucionales son insuficientes, lo que dificulta la definición de funciones y responsabilidades contables. La ausencia de políticas claras y sistemas de gestión adecuados genera debilidades en la administración de activos fijos, afectando la eficiencia operativa. Se concluye que es imprescindible establecer procedimientos formales y mecanismos de control que garanticen la trazabilidad, custodia y correcta contabilización de los bienes, contribuyendo así a la transparencia institucional y al fortalecimiento de la gestión educativa.

Descriptores: Activos fijos; control interno; control de activos fijos; custodio; administrar activos fijos. (Tesauro UNESCO).

ABSTRACT

Internal control of fixed assets is an essential element for efficient management in educational institutions. This research focuses on the Salesian Educational Unit Santo Tomás Apóstol in Riobamba, with the aim of implementing an adequate inventory control system that strengthens managerial decision-making. A descriptive methodology with a mixed approach was applied, combining documentary analysis and fieldwork. The results show that institutional manuals and guidelines are insufficient, making it difficult to define accounting functions and responsibilities. The absence of clear policies and adequate management systems creates weaknesses in the administration of fixed assets, affecting operational efficiency. It is concluded that it is essential to establish formal procedures and control mechanisms that guarantee the traceability, custody, and correct accounting of assets, thus contributing to institutional transparency and the strengthening of educational management.

Descriptors: Fixed assets; internal control; fixed asset control; custodian; manage fixed assets. (UNESCO Thesaurus).

INTRODUCCIÓN

En el contexto internacional, cada vez más directivos están prestando atención a las buenas prácticas en la gestión y control de activos fijos. El control interno a los inventarios es esencial, especialmente para las grandes instituciones con activos fijos significativos. Sin embargo, aún existen empresas y organizaciones que, dependiendo de su rol en la economía, optan por ignorar o no seguir el debido proceso que rige el movimiento cotidiano de ciertos activos (Mayorga Díaz et al., 2018; Coma Rodríguez et al., 2020).

En este argumento, la gestión de activos es necesaria para las instituciones educativas, ya que cuentan con muchos activos fijos, sin embargo, optan por ignorar la gestión diaria de los mismos (Miño Zabala, 2023).

Por otra parte, Álvarez et al. (2020) revelan que el sistema de control interno en los procesos administrativos y financieros de las empresas está determinado por las normas establecidas por cada organismo, por ende el control interno ha cobrado gran importancia a nivel mundial en los campos administrativo, financiero, productivo, económico y legal, posibilitando la gestión de una organización o institución para asegurar sus objetivos además permite identificar aspectos fundamentales de la eficiencia y eficacia en las operaciones a partir de la gestión por procesos, que permita a la entidad conocer su situación real a través de la planificación, medición, gestión y mejora.

Los activos fijos son esenciales para el funcionamiento tanto para las grandes como para las pequeñas organizaciones. Uno de los problemas más comunes que surgen cuando se manipula la información y no se registra correctamente al conocer el pasado, se monitorea el presente y se puede invertir en el futuro. Como afirma Cueva (2020) la gestión y control de los activos fijos puede definirse como la gestión eficaz de los recursos con los que cuenta la organización para el desarrollo de sus actividades, utilizando los principios legales que rigen para su adecuada utilización.

También se puede indicar que, en la actualidad el control interno del inventario de activos fijos, es la columna vertebral de las empresas de bienes y servicios. Varela (2021) indica que el sistema empresarial está bien organizado en la gestión de mercancías, ya que permite identificar mercancías faltantes, defectuosas que necesitan ser reparadas, trasladadas o vendidas, y también ayuda a reducir el robo de mercancías, ya que se conoce su ubicación y estado. Esto asegura que sus estados financieros sean confiables, libres de fraude, efectivos y eficientes.

Según Grajales-Gaviria et al. (2022) y Mayorga Díaz et al. (2018) el control interno comprende los procesos gerenciales y organizacionales que aseguran que las actividades de la organización se realicen correctamente de acuerdo a los lineamientos marcados por la gerencia, los malos métodos de control interno en la empresa inciden directamente en el incremento de las utilidades.

Para tener una definición más clara de que es el control interno se puede definir como un sistema que comprende el plan de la organización y todos los métodos coordinados y medidas acogidas dentro de una empresa con el fin de proteger sus activos y verificar la seguridad de los datos contables (Freyre Portocarrero, 2020) las instituciones educativas utilizan controles sobre sus recursos básicos para mejorar sus procesos de evaluación de admisión y expulsión. Los principales bienes de estas organizaciones son los bienes muebles e inmuebles adquiridos por venta, donación, herencia o de cualquier otra forma y reducidos por razón de su uso, excepto los terrenos (Balta Sevillano y Alexander Sagastegui, 2026). Los activos fijos en una organización se consideran muy importantes para su crecimiento, ya que los activos fijos ayudan a mejorar las actividades diarias y ayudan a mejorar el estado de la organización (Zambrano-Martillo y Murillo-Mora Suárez, 2020).

Por estas razones, ha sido obligatorio en el Ecuador realizar una auditoría de control interno en las instituciones educativas, ya que son la principal herramienta para obtener el control sobre las operaciones o procesos y en el tiempo también ayudan a promover una adecuada gestión de los recursos para lograr mejores resultados en la calidad de la educación, su propósito es lograr la eficiencia, eficacia y transparencia en la gestión de las organizaciones y actividades diseñadas para los líderes. Herrera-Ortega et al. (2023) refieren que el análisis de la cuenta de activo fijo e inventario le permite analizar, monitorear y controlar sus procesos contables, y mediante la recopilación de información relevante, conocer el estado del negocio.

Por lo tanto, Tenorio Polo y Pérez Viñas (2023) en su estudio indican que es necesario realizar esta evaluación en la institución educativa para crear una cuenta permanente, verificar que la contabilidad correcta de los bienes que pertenecen a su propiedad, ya sea que el inventario sea actualizado, simbólico o digital, el custodio responsable, es de competente ejecución aceptación del plazo de uso y todo lo relativo a su adquisición y distribución. De esta forma, conocer el estado real de los activos de la institución, determinar si la información brindada es adecuada y ayudar a tomar una decisión.

Por eso para Vallejos Araníbar et al. (2025) la investigación del control del inventario y la rentabilidad es una función importante que forma parte de su gestión y ayuda a controlar y corregir las diferencias que se produzcan. La gestión de inventario es una función importante para administrar de manera efectiva los costos de inventario de una empresa; adicional Martínez González et al. (2022) se refieren a mejorar las prácticas de gestión de inventario y su impacto en la disponibilidad financiera dentro de la empresa.

La rentabilidad muestra la relación entre el beneficio total y el beneficio obtenido por la empresa, Valenzuela Velasco et al. (2024) sostienen que el inventario ayuda a la empresa a mantener sus existencias y ayudar en la comercialización o hacer una propuesta, sin importar el tipo, con la lista y los precios de los productos de la empresa. Además, nos indican Cupe-Cabezas et al. (2024) la gestión de inventarios es muy importante en las organizaciones, permite controlar el costo, uso y comercio de materiales o productos, para crear un orden detallado de su calidad y valor, para crear un buen ciclo para las empresas.

Si se hace un análisis a nivel micro, se puede indicar: La importancia de controlar el inventario de activos fijos dentro de la Unidad Educativa Salesiana de Santo Tomás Apóstol Riobamba ayuda a que los responsables tengan el conocimiento del uso y manejo de los bienes , esta es una herramienta que sirve para controlar, supervisar lo que se implementa en el manual de normas y procedimientos en el proceso de control interno de activos fijos, en el cual se detallan todos los procesos desde la adquisición de activos hasta su baja.

Además, con estas normas y procedimientos en el proceso de control interno de los bienes de larga duración permitirá que el personal sea el responsable del uso y manejo participar responsablemente en la ejecución de las tareas encomendadas para asegurar una buena gestión.

Entonces el objetivo principal es implementar el control adecuado de los inventarios de Activos Fijos para una mejor toma de decisiones de los directivos de la Unidad educativa Salesiana Santo Tomas Apóstol de la ciudad de Riobamba.

MÉTODO

El presente trabajo de investigación por su finalidad es aplicado, ya que permitió identificar el problema que existía en el departamento de adquisiciones a partir de la recopilación de la información sobre el control de inventarios de activos fijos.

Por su alcance es descriptivo como resulta más favorable e indica describir y elaborar la gestión de control interno de activos fijos. El enfoque o modalidad de la investigación es cuantitativa y cualitativa es decir mixto, se visitó la unidad educativa para observar directamente cómo se realizan las actividades cotidianas de las personas o áreas de interés. Obteniendo información sobre cómo realizó las actividades internas e identificó los problemas que se presenten en el mismo.

El método de investigación es empírico, se utilizó el instrumento de la encuesta dirigida a los empleados del área administrativa y de apoyo mediante un cuestionario de siete preguntas, que ayudó a identificar los principales procesos internos que se llevan a cabo en la Unidad Educativa Salesiana Santo Tomás Apóstol en cuanto al control de los activos fijos. También permitió, comprender la situación real en la que se encontraba la institución, identificando las actividades que se realizaron dentro del área administrativa y de apoyo, obteniendo información de manera general para una mejor toma de decisiones.

La investigación estuvo enfocada en los trabajadores del sector administrativo de la Unidad Educativa Santo Tomás Apóstol ubicada en la ciudad de Riobamba. El estudio tuvo como objetivo recopilar información y analizar las características comunes entre los empleados como medio para desarrollar la investigación. El proceso de muestreo implica seleccionar un segmento particular de la población. Para estimar con precisión las características de toda una población, la muestra debe ser representativa.

Para adquirir datos precisos y genuinos sobre el problema bajo escrutinio, se consideró innecesario tomar una muestra. Por lo tanto, el estudio se realizó sobre toda la población, sin ningún tipo de muestreo.

RESULTADOS

Al finalizar las encuestas de control de inventario en la Unidad Educativa Santo Tomás Apóstol de Riobamba, el área administrativa arrojó los siguientes resultados luego del procesamiento y análisis de los datos:

De los encuestados, el 62% tenía entre 25 y 45 años, y el 38% restante tenía 46 años o más. En lo que respecta al control educativo del inventario de activos fijos, las mujeres representaron el 75 % de los encuestados, mientras que los hombres representaron el 25%.

En relación con el tema particular de estudio, se obtuvieron los siguientes resultados, por preguntas:

¿La realización de una revisión del control interno ayudaría a administrar de manera óptima los activos fijos de la organización?

Todos los encuestados dieron una respuesta afirmativa. Como resultado, es fundamental realizar una revisión interna de los procedimientos de inventario para garantizar la preparación. Esto es especialmente pertinente dado que no se pudo determinar la ubicación de los activos fijos, lo que destaca la necesidad de controles internos para identificar y corregir errores.

¿Existe una política en vigencia en la institución que rija la adquisición o enajenación de activos?

Se confirmó que la ausencia de políticas de autorización y control es del 100%. Es probable que las instituciones que carecen de manuales y controles adecuados para las adquisiciones tengan dificultades con la buena organización de sus activos fijos.

¿Los controles internos establecidos son suficientes para administrar los activos fijos?

Los resultados mostraron que el 95% de los encuestados afirmó la ausencia de políticas de control y consentimiento de la misión, mientras que solo el 5% mencionó su presencia. Se puede deducir que la falta de organización en los inventarios se debe a la ausencia de dicha orientación y control en la institución.

¿Existe un sistema de gestión de activos fijos en la institución que cumpla con los requisitos del establecimiento y permita el cálculo de la depreciación y el seguimiento de la ubicación?

De los encuestados, el 75% informó que no se había instituido un sistema de gestión de activos, mientras que el 25% restante confirmó su presencia.

¿Todo el personal de la institución recibe suficiente información sobre el manejo de los activos fijos?

Resultó significativo que el 80% de los encuestados afirmó que no hay una persona designada como responsable de la difusión de la información sobre activos, mientras que el 20% restante informó lo contrario. Como resultado, los gerentes mostraron poco entusiasmo por compartir información en toda la organización, lo que genera ambigüedad y disminuye la probabilidad de que un administrador de activos mantenga el buen funcionamiento de la organización.

¿Existe algún reglamento interno para los custodios o administradores de activos dentro de la institución?

Los resultados de la encuesta indicaron un marcado contraste de opiniones, con un 47% apoyando las regulaciones mientras que un 53% se opuso internamente. La ausencia de normas internas para los custodios o administradores de activos se identificó como un factor significativo que podría conducir a errores costosos y pérdidas sustanciales que podrían afectar los activos de la institución.

¿Existe un presupuesto asignado para la adquisición de activos fijos?

De la encuesta, la mitad de la población consideró creer que las adquisiciones estaban debidamente autorizadas de acuerdo con el presupuesto, mientras que la otra mitad no estuvo de acuerdo. Adicionalmente, la mitad opinó que los activos fijos son adquiridos dentro de la Unidad Educativa Salesiana, siguiendo un presupuesto aprobado por el personal de la institución.

DISCUSIÓN

El 18 de noviembre de 1897 los Salesianos recibieron autorización para establecer una escuela primaria vinculada a la Escuela Vocacional, a la que denominaron "Escuela Santo Tomás Apóstol en la ciudad de Riobamba". La Unidad Educativa Salesiana se enorgullece de formar ciudadanos responsables y brindar una educación de calidad. Para mantener este estándar, es fundamental que el departamento de adquisiciones cuente con un sistema de control de inventario eficiente. El manejo adecuado de los bienes de la unidad educativa se puede medir al final del año fiscal, durante una incautación física o verificación de bienes. Se espera que los saldos contables de Propiedades, Plantas y Equipos que mantiene la institución coincidan con los saldos físicos.

Para mantener en orden el inventario de activos fijos, en la Unidad Educativa Santo Tomás Apóstol es fundamental la gestión eficiente del control de inventarios. Actualmente, las organizaciones educativas tienen la capacidad de monitorear eficientemente los activos fijos dentro de sus instalaciones, esto implica verificar el estado de los activos existentes y dar de baja aquellos que ya no son funcionales, esta responsabilidad recae en la persona a cargo de la gestión de activos, quien tiene la tarea de garantizar un control óptimo de los activos institucionales y sus ingresos.

Para salvaguardar los recursos de una empresa, el control interno es crucial para su estructura. Establece medidas de control adecuadas y eficaces que aseguren una protección óptima. Una evaluación del control interno es necesaria para verificar si los métodos, políticas y procedimientos de una empresa están correctamente establecidos y para identificar los resultados de las diversas pruebas realizadas.

Según Segura-Monge et al. (2024), el departamento de adquisiciones ahora tiene la responsabilidad de mantener y almacenar los activos fijos, y los datos sobre el deterioro y las malas condiciones se comunican al departamento de contabilidad para obtener informes financieros precisos.

Con el mundo cada vez más globalizado, la gestión de inventarios de activos fijos es una tarea esencial para las instituciones educativas de todo el mundo (Chiquito Tigua y Holguín Cercado, 2025). La tecnología de la información ha revolucionado la forma en que se intercambian los servicios, haciendo que la colaboración sea más fácil que nunca. Como resultado, la educación virtual ha surgido como una forma efectiva de aprovechar estas nuevas oportunidades.

Se coincide con Comas Rodríguez et al. (2020) que realizaron una investigación para demostrar la importancia del control de inventario y su influencia en la toma de decisiones gerenciales. Los hallazgos revelaron que un sistema de gestión de inventario efectivo aumenta la probabilidad de proporcionar productos o servicios que se alineen con la demanda del cliente. Además, este sistema permite una disminución en las inversiones de capital al mismo tiempo que garantiza un excelente servicio al cliente, lo que en última instancia conduce a una mayor rentabilidad de las inversiones en inventario.

En un estudio de caso de Vásconez et al. (2020), se diseñó un sistema informático para mejorar la gestión de inventarios. El sistema estuvo orientado a procesar datos para brindar información confiable, comprensible y relevante, promoviendo la sustentabilidad en la toma de decisiones de abastecimiento, costo y almacenamiento. La implementación del sistema resultó en una gestión eficiente y transparente de los recursos y la rendición de cuentas de la empresa.

Damian Tiuma (2021) explica que los sistemas de control interno tienen el propósito de prevenir y detectar errores no intencionales, brindar información confiable a los gerentes y permitir procesos de ventas eficientes. Las empresas necesitan evaluar sus procesos para identificar debilidades y eliminar riesgos. Cada organización tiene su propio conjunto único de debilidades, y mejorarlas es clave para lograr los objetivos comerciales.

Se coincide con Catagua Briones et al. (2023) cuando refieren que, para garantizar el cumplimiento de las normas y políticas establecidas para cada función comercial, es crucial mantener controles internos e información contable adecuados. El logro de estos objetivos exige un óptimo control interno, el cual es fundamental para el funcionamiento de toda la organización.

De acuerdo a Jiménez Abad y Mendoza Vinces (2022), los controles internos de una institución deben ser desarrollados por su dirección, con base en sus procedimientos y actividades. Esto significa que los controles deben crearse desde dentro de la organización, teniendo en cuenta la planificación y la ejecución. Al analizar los costos existentes, se pueden implementar los controles sin generar gastos adicionales. En última instancia, su propósito es mejorar los procesos de la empresa y ayudarla a lograr sus objetivos.

Oseda Gago et al. (2020) y Montes de Oca et al., (2020) afirman que cultivar una cultura de control es crucial para cualquier organización. Esto crea un entorno para una comunicación eficaz, que motiva a todos los empleados. Lograr esto requiere capacitación en diferentes departamentos para resaltar la importancia y las ventajas del control interno.

Si bien casi todas las unidades educativas tienen protocolos para realizar revisiones de control interno sobre la gestión de activos fijos, muchas enfrentan la falta de orientación adecuada en la gestión de los sistemas de control de activos fijos. Sorprendentemente, el 95% de los responsables de la gestión desconocen cómo cumplir con sus funciones en este sentido, y solo un 5% afirma poseer los conocimientos necesarios.

El personal administrativo de la unidad educativa carece de la información suficiente para administrar adecuadamente el sistema y los activos fijos, lo que resulta en cálculos inadecuados de depreciación y colocación de activos fijos. Un asombroso 75% de los encuestados señaló la falta de un sistema de gestión de activos, mientras que el 25% confirmó su presencia. Esto destaca el fracaso de la institución para implementar un sistema integral que permita un fácil registro, recuperación, resumen y mantenimiento de registros.

Al realizar el análisis se encontró que el personal encargado de administrar los activos fijos carecía de una adecuada capacitación y socialización. Sorprendentemente, el 80% de los encuestados admitió no tener conocimiento de ningún personal de capacitación designado para el control de inventario, mientras que solo el 20% informó tener conocimiento del mismo.

Como resultado, el personal a menudo carece de motivación para compartir información con sus colegas responsables de un área en particular. Esto genera incertidumbre y dificulta la posibilidad de asignar una persona para administrar los activos, lo cual es crucial para el adecuado control y manejo de inventarios dentro de la organización.

El control efectivo del inventario es crítico para la unidad educativa Santo Tomás Apóstol para asegurar información precisa y conciliada en los balances de la institución. Al implementar una gestión de inventario eficiente, la institución puede mejorar sus operaciones y mantener un flujo de trabajo optimizado, este sistema garantiza un seguimiento adecuado de todas las entradas y salidas de activos fijos, lo que permite una comunicación rápida con proveedores y trabajadores.

CONCLUSIONES

La Unidad Educativa Salesiana de Santo Tomás Apóstol Riobamba cuenta con un sistema de control de inventario de sus activos fijos. Este sistema ofrece información valiosa sobre el uso y la gestión de los bienes, lo que permite a las partes responsables verificar, supervisar y controlar los activos. El proceso de control interno de activos fijos se detalla en el manual estándar de control interno y el procedimiento. Este proceso está diseñado para cubrir todos los aspectos, desde la adquisición hasta la eliminación. Sin embargo, una auditoría reveló que el estado actual de control de los activos fijos de la institución no era útil para la toma de decisiones, ya que se basaba en información desactualizada.

Durante la investigación, se descubrió que los gerentes de la institución no tenían una comprensión clara de las leyes y reglamentos específicos que rigen su función como custodios de activos. Su falta de experiencia y conocimiento sobre sus responsabilidades es un hecho ampliamente conocido. Desafortunadamente, parecen ignorar el impacto negativo de su autoridad en el buen funcionamiento de las instituciones.

El proceso de investigación identificó con éxito errores en la gestión del sistema de control de inventarios de activos fijos. En consecuencia, se tomaron medidas correctivas para mejorar la gestión y control del sistema, asegurando que el proceso de toma de decisiones esté basado en información veraz.

Según los hallazgos clave, la institución carece de un sistema de gestión de activos. Por lo tanto, implementar un control de inventario de activos fijos es crucial para prevenir pérdidas y reducir los gastos de mantenimiento. Este paso también fortalecerá el control de procesos internos y permitirá la adecuada custodia y contabilidad de los activos fijos.

FINANCIAMIENTO

No monetario.

AGRADECIMIENTO

A todos los actores sociales involucrados en el desarrollo de la investigación.

REFERENCIAS CONSULTADAS

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