La práctica de establecer controles y valorar las existencias es importantes en cualquier tipo de organización a fin de presentar estados financieros razonables que garanticen la toma de decisiones empresariales (Oyewo, 2020). Según Ruiz y Erazo (2019), la estimación de inventario desde un horizonte universal facilita obtener una comprensión más precisa sobre el manejo de la información, conforme a lo establecido en las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) y las Normas Internacionales de Contabilidad (NIC).
Según el International Accounting Standards Committee (2018), se establece que la existencia se considera un desembolso que debe ser tratado como un activo; y, que se registre el ingreso correspondiente. Esta normativa ofrece una orientación práctica para identificar dichos desembolsos y su posterior reconocimiento como gastos a lo largo del período, incluyendo cualquier pérdida que pueda disminuir el valor contable a su valor neto. Además, proporciona directrices sobre las fórmulas utilizadas para calcular los costos asignados al inventario.
En concordancia con esta perspectiva, Fuertes (2015) y Mayorga Díaz et al. (2018) señala que, para la estimación y presentación de los inventarios en los estados financieros, es esencial conocer la medición de las existencias y de los elementos que se incluyen en esta categoría, así como comprender su función en las operaciones de la empresa. Este requisito surge debido a la aplicación de diversos modelos de medición y valoración, que incluyen el valor razonable, el costo amortizado, el valor neto realizable y el valor revaluado. Asimismo, se reconocen distintos tipos de sistemas de medición de inventarios, como el sistema periódico y el sistema permanente.
Por otra parte, Bravo (2015), el sistema de gestión de existencias comprende un conjunto de actividades y técnicas diseñadas para mantener la cantidad de stock, que pueden ser materias primas, productos en proceso y productos terminados, en el nivel deseado. El objetivo de este modelo, es establecer stock de la siguiente manera: mínimos y máximos. En este marco, el inventario se considera un recurso acumulado al que se recurre para obtener beneficios económicos de forma presente y futura (Míguez y Bastos 2006).
Asimismo, Guerrero (2017) destaca que las existencias representan uno de los activos más significativos en una empresa. De acuerdo con la apreciación anterior, el inventario en el balance general financiero, suele constituir el activo corriente de mayor acumulación de recursos económicos; mientras que, en el estado de resultados se refleja en el costo de ventas, es decir que, el inventario inicial conjuntamente con las compras y restando el inventario final, permitiendo determinar el costo de las mercancías vendidas durante el ejercicio económico fiscal.
Actualmente, toda medición que se realice deberá basarse en la NIC2 – inventario, ya que permite a las empresas, sean comerciales, industriales o de servicios, ordenar y mejorar el tratamiento contable de las existencias para identificar diferencias y evitar operaciones fraudulentas, tanto a nivel operativo o de generación de información contable, que conlleven a pérdidas económicas, lo ideal es el control interno efectivo y las constantes actividades de vigilancia (Maza et al., 2020). Asimismo, Fuertes (2015), menciona que las funciones con mayor grado de complejidad en las entidades se encuentra la gestión de inventarios, se ve afectada por algunos factores internos de la organización y externos, que inciden en la toma de decisiones.
En este contexto, Salas et al. (2017), mencionan que las políticas y estrategias compartidas ayudan a mejorar el control de inventario de una empresa, además de aumentar la satisfacción del cliente, aumentar las tasas de cumplimiento de pedidos, aumentar la productividad y reducir los costos debido al exceso de inventario, entre otros factores. Mientras González y Singer (2019), señalan que la gestión de inventarios depende y está íntimamente relacionada con dos funciones básicas de la empresa y la logística, como lo son el abastecimiento y la distribución, debido a que la empresa debe tener un gran control sobre su inventario para atender la completa y oportuna oferta y demanda de su producto.
Por su parte, Sánchez (2018), establece las políticas de la existencia para uso en las organizaciones de inventario siendo los responsables de las operaciones de generación. Si los bienes no están allí, no darán lugar a operaciones de producción, es por ello, que se debe considerar: 1) eliminación de anomalías en la oferta, 2) producción y adquisición por cantidad o por lote, 3) permite a las empresas gestionar artículos perecederos, 4) acumulación y 5) algún inventario es inevitable.
No obstante, según Wale y Esper (2017), la gestión de existencias es un aspecto que a menudo se descuida en las micro y pequeñas empresas, mientras que, las grandes empresas carecen de control del inventario. En el caso de la constatación física, se suele recurrir al personal operativo para agilizar el proceso, pero no se debe aplicar de esta forma, ya que el objetivo de este proceso es proporcionar al empresario información, tales como: costos y del flujo de efectivo. Entre los problemas comunes de la gestión de inventarios, se incluyen la falta de registros, el exceso de mercadería, productos caducados, artículos son codificación, entre otros.
Al respecto, Vega y González (2016), el control de efectivo de inventarios en grandes empresas es un elemento clave para optimizar la eficiencia operativa, minimizar costos y maximizar la rentabilidad. Diversos enfoques teóricos y conceptos han sido desarrollados por académicos y expertos en áreas como la gestión de la cadena de suministro, tecnología de la información, logística y contabilidad, tales como:
· La gestión de inventarios contribuye a las estrategias financieras y de servicio al cliente de una empresa.
· La gestión de la cadena de suministro (GCS) se considera esencial para el control de inventarios en grandes empresas.
· El papel transformador de la tecnología de la información (TI) en la gestión de inventarios es esencial para la eficiencia y la toma de decisiones.
· La logística desempeña un papel crucial en la gestión eficiente de inventarios, asegurando la entrega oportuna de productos.
· Desde la perspectiva contable, la gestión de inventarios se vincula estrechamente con la planificación y el control financiero.
En síntesis, Toro (2016) subraya la importancia del control interno en relación con los costos y gastos, así también puntualiza que las existencias es el sistema circulatorio de una empresa dedicada a la comercialización. Las empresas exitosas muestran una atención especial para salvaguardar sus inventarios, a través de procesos de verificación automática de mercadería y conciliación de datos proporcionados por diversos departamentos o centros operativos de almacenaje. Este control reviste vital importancia para la estructura administrativa y contable de la entidad, asegurando la confiabilidad de sus estados financieros, protegiéndola contra posibles fraudes y garantizando eficiencia y eficacia operacional.
De allí el objetivo del estudio científico es proponer un sistema de control de inventarios y su tratamiento en la empresa Mavesa S.A., del cantón Riobamba.
MÉTODO
Según el enfoque esta investigación es de tipo cualitativa en la cual se ha realizado un análisis del control actual que mantiene la empresa Mavesa que conducen a determinar que no se cumple con estándares de eficiencia; según su objetivo la investigación es aplicada, puesto que se evidencia la necesidad de un nuevo sistema de control.
Según su alcance, se trata de una investigación descriptiva, porque se analiza la gestión de valoración y control de inventarios y la necesidad de diseñar estrategias técnicas para la correcta aplicación de la NIC-2, como verificar el sistema de control actual y contrastar con una nueva propuesta. Por tratarse de una investigación cualitativa no requirió la determinación de una población y muestra, instituciones propias de los estudios cuantitativos, sin embargo, durante el estudio se recogió información directa del personal de la empresa en la que se encuentran el Asistente de Bodega, Jefe de Almacenamiento, Asistente Contable, Contador y Gerente General.
Finalmente, las técnicas de levantamiento de información a utilizar fueron: la observación directa y encuestas a través de preguntas validadas previamente por los tutores.
Se determina que un 92% de los empleados, desconocen del sistema de control de inventarios, lo que provoca que no existe una supervisión de los pedidos, mientras que, el 8% de los empleados menciona que tienen establecidos sistemas contables con módulo de inventarios para controlar las entradas y salidas de los artículos. En este contexto, se establece que la entidad cuenta con software de contabilidad para garantizar el funcionamiento financiero.
Por otra parte, un 2% han mencionado que utilizan las Normas Internacionales de Contabilidad, bajo los criterios de la NIC 2: Existencia, a fin de obtener información financiera razonable y valorar los inventarios de acuerdo con su naturaleza, el 10% expresan que emplean los principios generalmente aceptados de contabilidad para registrar las operaciones económicas de la organización y el 88% de los individuos señalaron que no utilizan ninguna norma contable para contabilizar las actividades de compra y venta.
Figura 1. Normas de aplicación para el registro de inventarios.
Elaboración: Los autores.
Por consiguiente, el 100% de los empleados expresan que la empresa para controlar las entradas y salidas de las mercancías utilizan el sistema de cuenta múltiple o inventario periódico, debido a que este modelo emplea las siguientes cuentas, tales como: ventas, compras, devoluciones, descuento, entre otras. En otras palabras, este método es detallado.
Por otra parte, el 88% de empleados manifestaron que valoran sus productos a través del método promedio para establecer el costo de ventas; mientras que, el 10% de los encuestados mencionaron que estiman la mercadería en función al último precio de mercado para evitar pérdidas económicas; y, finalmente, el 2% de los individuos señalaron que emplean el método FIFO (primeros entrar y primeros en salir) para valorar los artículos.
Con respecto, a los modelos de control que emplea la empresa Mavesa S.A., para registrar las entradas y salidas de los productos, el 23% del personal menciona que cuenta con un listado de inventarios, el 73% de los encuestados manifiestan que utilizan el módulo de Kardex (sistema contable) y el 4% de los empleados solo usan los documentos de compra y venta para identificar los artículos. De acuerdo con los datos obtenidos, se puede decir que el personal involucrado en los inventarios no utiliza software de contabilidad, lo que puede provocar que la información se encuentre desactualizada, así también se determina que las políticas implementadas son parciales.
Respecto a la frecuencia de realizar constataciones físicas de los inventarios, el 77% de los empleados expresan que no han efectuado ningún levantamiento de información de las existencias; por otra parte, el 18% de los encuestados señalan que ejecutan de manera anual, con el propósito de conocer los costos de ventas y que producto pasan al siguiente año y el 5% de los individuos mencionaron que efectúan trimestralmente a fin de elaborar las órdenes de compras y evitar el sobreabastecimiento de mercadería. En este contexto, se puede determinar que cada empresa de ferretería utiliza un modelo de valoración de inventarios de acuerdo con sus necesidades.
A partir de los resultados, se puede determinar que en la empresa Mavesa S.A., el 93% del personal desconoce de las políticas internas para adquirir, vender, almacenar y despachar los productos; es decir, que las personas encargadas realizan las actividades empresariales ejecutan de manera empírica; mientras que, el 7% tienen implementado algunas normas contables para manejar y controlar los inventarios.
La aplicación de la encuesta permite proponer un sistema de control y valorización de la existencia según NIC 2 en la empresa Mavesa S.A., del cantón Riobamba, en este contexto, Vega y González (2016), establece que el sistema de control de inventarios para grandes empresas es el siguiente:
Figura 2. Sistema de control de inventarios
Elaboración: Los autores.
La investigación de Huiman (2022) aborda la gestión de existencias a través de un sistema de control que sigue enfoques específicos, tales como:
· Primero, se destaca la importancia de un inventario para identificar productos, seguido de la implementación de un sistema contable, como la tarjeta de Kardex, para gestionar ingresos y salidas de mercadería. El proceso incluye la elección de un método de valoración (PEPS o promedio) por parte de la máxima autoridad para determinar el costo de venta.
· Segundo, se aborda el control de salidas mediante políticas de compras, ventas y almacenamiento, respaldadas por un manual de procedimientos.
En este contexto, se destacan normas generales para un eficaz sistema de gestión de inventarios, incluyendo la responsabilidad de los empleados para informar cambios en los productos, el uso de la tarjeta Kardex para el registro sistemático del valor real, la generación de informes mensuales detallados sobre entradas y salidas, y la identificación precisa de artículos existentes. Se enfatiza la importancia de la codificación, almacenamiento según la importancia, y la realización periódica de constataciones físicas por la máxima autoridad para prevenir pérdidas o deterioro. Se resalta la necesidad de datos actualizados para la toma de decisiones, respaldando todos los procesos con documentación en el sistema contable para evitar faltantes económicos (Sosa, 2016). En general, la investigación proporciona un marco integral para la gestión efectiva de inventarios en las empresas.
Al respecto, Coronel et al. (2021) refieren que las políticas de control de inventarios para garantizar operatividad y productividad, son los siguientes:
1. Responsabilidad y capacitación del personal: todo empleado que maneje inventarios debe ser responsable de mantener informados a los directivos sobre cambios en los productos.
2. El personal debe tener capacitación continua para gestionar inventarios de manera eficiente.
3. Uso de tarjeta Kardex: la empresa debe emplear una tarjeta Kardex de manera sistemática para registrar el valor real de los productos, garantizando una actualización constante de la información.
4. Informes mensuales detallados: el personal debe generar informes mensuales que detallen productos comprados y más vendidos, incluyendo entradas y salidas, con el objetivo de tener una visión clara del costo de venta y la rotación de inventario.
5. Identificación precisa de los productos: cada artículo existente se identificará claramente para obtener datos precisos y confiables, facilitando la toma de decisiones informadas.
6. Evaluación de características de los productos en stock: los productos en stock se considerarán de acuerdo con las características requeridas, comparándolos con otros productos similares para optimizar la gestión de inventarios.
7. Registro inmediato en el sistema contable: las mercancías se ingresarán inmediatamente en el sistema contable al ocurrir los hechos económicos, con una codificación adecuada y almacenamiento según la importancia del producto.
8. Administración eficiente: el gerente general de la compañía debe solicitar al personal involucrado en inventarios el registro oportuno de ingresos y salidas de productos, asegurando la adquisición de nuevos artículos de manera planificada.
9. Optimización del almacenamiento: los productos se deben mantener en las bodegas de la empresa para ahorrar tiempo al momento de despachar mercancías, asegurando una disposición eficiente y organizada.
10. Constataciones físicas periódicas: El jefe inmediato debe realizar constataciones físicas periódicas para prevenir deterioros o sustracciones de mercancías, garantizando la integridad del inventario.
11. Respaldar procesos con documentación: todos los procesos de compra, venta y almacenamiento se deben respaldar con documentos apropiados y se registrarán meticulosamente en el sistema contable para evitar faltantes que puedan generar pérdidas económicas.
Las políticas de gestión de inventarios tienen a establecer un marco sólido que asegure la operatividad eficiente y la productividad en las existencias, contribuyendo al éxito general de la empresa (Moreira y Peñafiel, 2019).
La importancia de la gestión de inventarios en el contexto del crecimiento económico empresarial y la competencia internacional recalca la necesidad de adherirse a normas internacionales de contabilidad para presentar estados financieros equiparables. López et al. (2020) enfatizan la importancia de respaldar los libros diarios con documentos fuentes para asegurar la coincidencia de saldos con la realidad.
Por otra parte, Moreira y Peñafiel (2019), subrayan que, especialmente para microempresas comerciales, la gestión de inventarios se vuelve fundamental para la distribución eficiente de la mercadería y la medición de la eficiencia y productividad de los costos del producto. La LORTI (2015), destaca que los inventarios son activos cruciales para el desarrollo de operaciones y deben ser declarados para el cálculo de impuestos.
En cambio, Ortega et al. (2017), argumentan que la gestión de inventarios es esencial para el control contable, proporcionando seguridad al negocio en la adquisición, comercialización y almacenamiento de productos. En este contexto, Panchi et al. (2017), resaltan la importancia de tener inventarios suficientes para evitar la pérdida de ganancias.
Al respecto, Huiman (2022), el avance de la tecnología de la información ha revolucionado la gestión de inventarios. En la actualidad, la inteligencia artificial, el análisis de datos y el Internet de las cosas desempeñan un papel crucial en el control de inventarios. Por ende, la alta gerencia debe explorar cómo la implementación de tecnologías emergentes puede mejorar la precisión, la velocidad y la adaptabilidad en el control de inventarios. De igual manera, Garrido y Cejas (2017), desde una perspectiva contable, la planificación financiera es crucial para el control de inventarios, ya que la máxima autoridad debe examinar cómo las prácticas contables y financieros contribuyen a la optimización de inventarios y al equilibrio entre la disponibilidad de productos y los costos asociados.
En este sentido, Viera et al. (2017), subrayan que la gestión de inventario es crucial para cualquier organización, independientemente del tipo de actividad económica. Vásconez et al. (2020) abogan por la implementación de sistemas de inventarios para optimizar costos y las políticas o manuales para la administración eficiente de existencias.
Por otra parte, Navarrete (2019) destaca el papel crucial del control de inventarios para identificar pérdidas materiales, especialmente en segmentos vulnerables. Además, señala que la falta de gestión sistemática puede resultar en la pérdida de recursos.
Finalmente, Ortega et al. (2019), proponen la aplicación de normas internacionales de contabilidad, específicamente la NIC 2, para valorar los inventarios. En el contexto de las empresas ferreteras del cantón Riobamba, se busca implementar un sistema de control y valorización de existencias según NIC 2 para mejorar la confiabilidad de la información y tomar decisiones efectivas sobre volúmenes de pedido y políticas de productos.
La gestión eficaz del inventario, respaldada por políticas claras, no solo contribuye a la ejecución y desarrollo eficiente de los productos, sino que también desempeña un papel crucial en la detección y eliminación de sustracciones de mercadería. Además, el sistema propuesto tiene como objetivo cuantificar las pérdidas ocasionadas por artículos dañados u otros eventos adversos (Bofill, 2017). Esta investigación no solo se alinea con las normas internacionales de contabilidad, sino que también se posiciona como una estrategia integral para fortalecer la toma de decisiones empresariales, mejorar la eficiencia la operativa y proteger los recursos y activos de la empresa Mavesa S.A., del cantón Riobamba; la implementación de este sistema busca elevar la competitividad y sostenibilidad de la compañía en un entorno empresarial dinámico y desafiante.
La implementación de un sistema de gestión de inventarios se presenta como una necesidad urgente para abordar los desafíos mencionados y optimizar la eficiencia operativa de la empresa Mavesa S.A., del cantón Riobamba porque no solo permitiría reducir los costos de almacenamiento, sino que también proporcionaría información precisa y actualizada para respaldar la toma de decisiones informadas y estratégicas, mejorando así la salud financiera y la competitividad general de estas empresas.
El sistema de control de inventarios que se propone debe girar a partir de un objetivo que garantice la disponibilidad de productos, prevenga pérdidas y sustracciones y mejore la toma de decisiones; en tanto que en el componente éste debe garantizar la fidelidad de la entrada, procesos y salidas con sus respectivos subprocesos; y en el stock la necesaria rotación de inventarios que conlleve realizar una evaluación de costo; sumándose la implementación y adherencia más estricta a las normas IAS y adopción de prácticas más consistentes y la estandarización de métodos de valoración podrían contribuir a una gestión más eficiente y transparente de las existencias.
FINANCIAMIENTO
No monetario.
AGRADECIMIENTO
A todos los actores sociales involucrados en el desarrollo de la investigación.
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