DOI 10.35381/noesisin.v7i2.512
Autenticación notarial de firmas manuscritas en documentos que no constituyen escrituras públicas en Ecuador
Notarial authentication of handwritten signatures on documents that do not constitute public deeds in Ecuador
Dolores Consuelo Hormaza-Lavayen
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua
Ecuador
https://orcid.org/0009-0004-0072-8701
Nayibe Eloina Chacón-Gómez
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua
Ecuador
https://orcid.org/0009-0007-9460-4671
ua.irumaalfonso@uniandes.edu.ec
Universidad Regional Autónoma de los Andes, Ambato, Tungurahua
Ecuador
https://orcid.org/0000-0001-6866-4944
Recibido: 15 de abril 2025
Revisado: 15 de mayo 2025
Aprobado: 15 de julio 2025
Publicado: 01 de agosto 2025
RESUMEN
Se realizó un análisis sobre la autenticación de firmas manuscritas ante el notario en documentos que no constituyen escrituras públicas en el Ecuador, considerando los antecedentes históricos de la función notarial y su evolución normativa. El objetivo fue identificar las consecuencias jurídicas derivadas de este procedimiento y su impacto en la seguridad jurídica. La investigación se desarrolló mediante un enfoque cualitativo, sustentado en el análisis documental de normativa vigente, doctrina, jurisprudencia y derecho comparado. Los resultados mostraron que la autenticación de firmas constituye un elemento esencial para otorgar validez y certeza a los actos jurídicos privados, diferenciándose del reconocimiento de firmas y de la escritura pública, además de incorporar avances como la firma electrónica y la autenticación telemática. Se concluyó que el notario desempeña un papel fundamental como garante de la seguridad jurídica, siendo necesaria una regulación más precisa de sus responsabilidades frente a los retos sociales y tecnológicos actuales.
Descriptores: Sistemas jurídicos; manuscritos; seguridad jurídica; derecho comparado. (Tesauro UNESCO).
An analysis was conducted on the authentication of handwritten signatures before a notary public in documents that do not constitute public deeds in Ecuador, considering the historical background of the notarial function and its regulatory evolution. The objective was to identify the legal consequences of this procedure and its impact on legal certainty. The research was carried out using a qualitative approach, based on a documentary analysis of current regulations, doctrine, jurisprudence, and comparative law. The results showed that signature authentication is an essential element in conferring validity and certainty on private legal acts, differing from signature recognition and public deeds, as well as incorporating advances such as electronic signatures and telematic authentication. It was concluded that notaries play a fundamental role as guarantors of legal certainty, and that more precise regulation of their responsibilities is necessary in view of current social and technological challenges.
Descriptors: Legal systems; manuscripts; legal certainty; comparative law. (UNESCO Thesaurus).
INTRODUCCIÓN
El derecho notarial, entendido como disciplina auxiliar de la función judicial, ha ocupado un lugar esencial en la organización jurídica del Ecuador desde los primeros registros notariales establecidos en Quito en el año 1534. A lo largo de la historia, la figura del notario ha evolucionado desde el escribano colonial, encargado de dar fe pública a los actos jurídicos, hasta convertirse en un profesional investido de autoridad estatal, cuya función principal consiste en garantizar la seguridad jurídica de los documentos y actos en los que interviene (González Valencia y Guzmán Landero, 2015). Este rol se consolida con la promulgación de la Ley Notarial de 1966 (Ecuador, 1966), marco normativo que aún se encuentra vigente con diversas reformas adaptadas al desarrollo social, económico y tecnológico del país (Rodríguez Valencia, 2019).
La autenticación de firmas manuscritas ante notario, en documentos que no constituyen escrituras públicas, representa uno de los procedimientos más relevantes para conferir certeza y eficacia a los actos jurídicos de los particulares. Mientras que el reconocimiento de firmas consiste en que una persona admite la autoría de su rúbrica ante un notario o juez, la autenticación exige la presencia del compareciente frente al notario, quien certifica la veracidad de la firma plasmada en su presencia (Coral Ramos, 2021). Esta distinción adquiere especial relevancia en un contexto donde la proliferación de contratos privados sin formalización notarial plantea serios desafíos en materia de validez probatoria y seguridad jurídica (Mancero Díaz, 2016).
En el plano histórico, los escribanos coloniales desempeñaban un papel doble, actuando tanto como fedatarios como registradores de los actos celebrados, lo que les confería una enorme responsabilidad en la administración de justicia. Sin embargo, la ausencia de normas claras generaba espacios de fraude y falsificación, lo que impulsó la necesidad de consolidar el derecho notarial como disciplina autónoma a mediados del siglo XX (Ramírez Arévalo, 2024). Con la Constitución de 2008 (Ecuador, 2008), se estableció expresamente que el servicio notarial constituye un órgano auxiliar de la función judicial, cuya regulación y control pasaron al Consejo de la Judicatura, buscando garantizar transparencia y eficiencia en la prestación de servicios (Pazmiño Ballesteros, 2017).
La concepción de la fe pública notarial como un principio rector del derecho, otorga presunción de autenticidad y legalidad a los actos intervenidos por notario. Según Ríos Hellig (2005), las actas notariales deben contener hechos constatados directamente por el fedatario, asegurando la capacidad legal de los intervinientes y la voluntariedad de su participación. De manera complementaria, Tobar Estrella (2006) destaca que, si bien la firma electrónica ha alcanzado reconocimiento legal, la intervención notarial continúa siendo indispensable para conferir certeza plena en conflictos jurídicos. Este marco permite comprender a la autenticación de firmas como un instrumento de seguridad jurídica preventiva.
Los antecedentes doctrinales y jurisprudenciales confirman la relevancia de la materia. El Código Orgánico General de Procesos (COGEP) (Asamblea Nacional del Ecuador, 2015) establece que los documentos privados tienen validez siempre que no sean impugnados, pero su fuerza probatoria resulta limitada frente a instrumentos públicos (Pachano Zurita, 2023). La Corte Nacional de Justicia ha sentado precedentes sobre la falsificación de firmas en documentos privados, evidenciando los riesgos de su uso sin la debida autenticación (Corte Nacional de Justicia. Sala Penal, Penal Militar, Penal Policial y Tránsito, 2013). Por ello, la doctrina resalta la importancia de distinguir entre documentos privados y escrituras públicas, siendo estas últimas las que confieren plena fe y son registrables en el Registro de la Propiedad (Guamán Guzmán, 2018).
En el contexto internacional, la doctrina comparada revela tendencias similares. En Perú, el Decreto Legislativo N.º 1232 impuso mayores obligaciones a los notarios para prevenir fraudes inmobiliarios mediante la identificación rigurosa de los intervinientes (Asamblea Nacional del Perú, 2015). En México, la incorporación de la firma electrónica notarial ha generado debates sobre su eficacia probatoria en comparación con la firma manuscrita (Ixtlapale Carmona, 2015). Por su parte, Uruguay enfrenta el reto de adaptar el notariado a la era digital sin comprometer la esencia de la fe pública (Bouvier Villa, 2018). Estas experiencias internacionales permiten dimensionar la importancia de regular adecuadamente la autenticación de firmas manuscritas en Ecuador.
Con base en este contexto, el presente estudio tuvo como objetivo identificar las consecuencias jurídicas de la autenticación de firmas manuscritas ante notario en documentos que no son escrituras públicas en Ecuador. De manera específica, se buscó analizar las diferencias entre reconocimiento y autenticación de firmas, examinar las implicaciones de la firma electrónica en el ámbito notarial, y destacar la necesidad de fortalecer la regulación de las responsabilidades de los notarios frente a los desafíos sociales y tecnológicos contemporáneos. Este abordaje permitirá valorar la función notarial no solo como mecanismo de validación formal, sino también como garantía de certeza en la protección de derechos ciudadanos.
La investigación se desarrolló bajo un enfoque cualitativo, orientado a comprender las dimensiones jurídicas, doctrinales y sociales de la autenticación de firmas manuscritas en documentos que no constituyen escrituras públicas. Este enfoque permitió el análisis en profundidad de fuentes normativas, doctrinales y jurisprudenciales, privilegiando la interpretación crítica sobre la mera cuantificación de datos. El diseño de investigación fue de tipo exploratorio y descriptivo, en tanto buscó caracterizar el fenómeno desde múltiples perspectivas y proponer lineamientos prácticos para la función notarial.
La tipología de la investigación fue filosófica-jurídica y dogmática-jurídica. Se sustentó en el estudio de instituciones jurídicas, normas, tratados internacionales y jurisprudencia relacionados con la autenticación de firmas. Asimismo, se centró en la interpretación de los efectos legales y las implicaciones de su aplicación en la legislación ecuatoriana. El alcance fue descriptivo, ya que se procuró caracterizar los elementos que inciden en la seguridad jurídica de los documentos privados autenticados ante notario. Este nivel permitió la identificación de problemas recurrentes y de vacíos normativos que inciden en la práctica notarial.
Se emplearon métodos de nivel teórico, tales como el análisis-síntesis, la inducción-deducción y el enfoque de sistema, que facilitaron la construcción conceptual y el desarrollo de la argumentación. Desde el nivel empírico, se recurrió al análisis documental como técnica principal, examinando normativa nacional (Constitución, Ley Notarial, Código Orgánico General de Procesos) y extranjera, así como doctrina especializada y jurisprudencia relevante. Los instrumentos de recolección de información fueron fichas de lectura y matrices comparativas que permitieron organizar los hallazgos y contrastar criterios doctrinales y jurisprudenciales.
Se incluyeron documentos jurídicos, doctrinales y jurisprudenciales de los últimos cinco años, publicados en bases de datos reconocidas, revistas indexadas y literatura especializada en derecho notarial. También se consideraron normas vigentes y reformas recientes aplicables al contexto ecuatoriano. Se excluyeron textos con más de cinco años de antigüedad, salvo aquellos con carácter histórico o fundacional necesarios para la comprensión de la evolución normativa.
La validez del estudio se garantizó mediante la triangulación de fuentes doctrinales, normativas y jurisprudenciales, lo que permitió fortalecer la objetividad del análisis. La confiabilidad se respaldó en el uso de bases de datos académicas de prestigio y en la revisión crítica de la literatura, asegurando que los resultados y conclusiones respondan a criterios científicos y académicos reconocidos.
RESULTADOS
El desarrollo del notariado en el Ecuador se remonta a los escribanos coloniales del siglo XVI, quienes tenían la doble función de otorgar fe pública y de llevar registros de los actos jurídicos. Durante ese período, la firma de los escribanos era suficiente para conferir validez a contratos y actos, lo que generó prácticas de confianza, pero también vulnerabilidades frente a fraudes y falsificaciones. La promulgación de la Ley Notarial en 1966 por parte del presidente interino Clemente Yerovi significó un punto de inflexión, al consolidar la función notarial como disciplina autónoma y regulada (Ramírez Arévalo, 2024; Rodríguez Valencia, 2019). Desde entonces, el notariado se ha fortalecido con sucesivas reformas que responden a cambios sociales y tecnológicos, garantizando mayor seguridad jurídica en las relaciones contractuales.
La autenticación de firmas se caracteriza por conferir certeza y seguridad jurídica a los actos en que interviene. Entre sus modalidades se encuentran la firma manuscrita, la firma electrónica y la autenticación de documentos otorgados en el extranjero. Su fundamento teórico se encuentra en principios reconocidos en la Constitución, el Código Orgánico de la Función Judicial y la Ley Notarial, los cuales establecen la obligación de proteger la autenticidad y validez de los instrumentos notariales (Calle Córdova, 2022). Estos principios aseguran que la autenticación no sea un mero acto formal, sino una garantía preventiva contra conflictos legales.
Los actos y contratos formalizados ante notario constituyen la expresión de la voluntad humana que origina derechos y obligaciones. Según la Ley Notarial, los notarios están facultados para autorizar estos actos, dotándolos de fuerza jurídica plena. La autenticación de firmas en documentos privados que no son escrituras públicas se erige como un requisito esencial para que tales instrumentos adquieran eficacia probatoria y puedan ser utilizados en procesos judiciales o administrativos (González Castillo, 2019).
Para que un documento privado pueda ser elevado a escritura pública debe cumplir con requisitos legales como el reconocimiento y autenticación de firmas ante notario. El artículo 18 de la Ley Notarial establece que este acto debe realizarse de manera presencial, aunque la normativa vigente admite también la posibilidad de solicitudes telemáticas mediante plataformas autorizadas por el Consejo de la Judicatura. El incumplimiento de estas formalidades afecta la validez y eficacia de los documentos privados, limitando su fuerza probatoria frente a terceros (Guamán Guzmán, 2018).
La autenticación de firmas otorga a los documentos privados un estatus jurídico reforzado al transformarlos en actos jurídicos con plena validez. A diferencia de los documentos privados, que carecen de fuerza probatoria plena, las escrituras públicas cuentan con presunción de veracidad y son registrables en el Registro de la Propiedad. En este sentido, la autenticación notarial garantiza la transparencia, reduce el riesgo de fraude y fortalece la confianza en las transacciones jurídicas (Coral Ramos, 2021).
El notariado ecuatoriano ha experimentado una transformación significativa vinculada a los cambios sociales y tecnológicos. La pandemia del COVID-19 aceleró la implementación de trámites notariales en línea y el reconocimiento de la firma electrónica, dotándola de la misma validez jurídica que la firma manuscrita. Este avance ha favorecido la celeridad y seguridad de las transacciones, permitiendo la realización de actos jurídicos de forma telemática. Al mismo tiempo, se ha fortalecido la función del notario como garante imparcial entre el Estado y la sociedad, consolidando su rol como mediador de seguridad jurídica (Ramírez Arévalo, 2024).
La autenticación de firmas manuscritas en documentos privados produce efectos jurídicos significativos, al conferirles validez y seguridad frente a terceros. De acuerdo con el Código Orgánico General de Procesos, los documentos públicos gozan de plena fe, mientras que los documentos privados pueden ser cuestionados si carecen de autenticación notarial. En este sentido, la intervención del notario se convierte en una medida preventiva frente a conflictos judiciales, garantizando la legitimidad de los actos jurídicos (Muñoz Cabrera, 2020)
El análisis comparado muestra que distintos países han adoptado medidas diversas frente a la autenticación de firmas. En Perú, el Decreto Legislativo N.º 1232 estableció controles más estrictos para prevenir fraudes inmobiliarios, exigiendo la identificación rigurosa de intervinientes (Asamblea Nacional del Perú, 2015). En México, el uso de la firma electrónica notarial ha generado debates sobre su eficacia probatoria frente a la firma manuscrita, planteando desafíos de confianza en el ámbito contractual (Ixtlapale Carmona, 2015). En Uruguay, el notariado se enfrenta al reto de adaptarse a la sociedad digital sin perder la esencia de la fe pública, lo que exige repensar el papel de los notarios frente al comercio electrónico (Bouvier Villa, 2018). Estos casos evidencian la necesidad de fortalecer la regulación ecuatoriana para responder a contextos sociales y tecnológicos.
La autenticación de firmas manuscritas ante notario en documentos que no constituyen escrituras públicas representa un eje fundamental en el fortalecimiento de la seguridad jurídica en el Ecuador. Los resultados analizados permiten evidenciar que esta práctica no solo otorga validez a los actos jurídicos privados, sino que también actúa como un mecanismo preventivo frente a fraudes y conflictos. La distinción entre reconocimiento y autenticación de firmas, desarrollada por la doctrina notarial, es esencial para comprender la diferencia entre un acto de mera constatación de la autoría de la rúbrica y uno de validación otorgado en presencia del notario (Coral Ramos, 2021).
El marco teórico revisado confirma que la función notarial en Ecuador ha evolucionado desde un sistema empírico basado en la confianza hacia un modelo regulado que exige procedimientos formales y controlados por el Consejo de la Judicatura. Este cambio responde a la necesidad de garantizar transparencia y confianza en los actos jurídicos, particularmente en aquellos que, al no ser elevados a escritura pública, se encuentran más expuestos a impugnaciones y limitaciones probatorias (Mancero Díaz, 2016). La jurisprudencia nacional, especialmente la emitida por la Corte Nacional de Justicia, ha reforzado este criterio al señalar la importancia de la autenticación para prevenir la nulidad de actos privados en procesos judiciales.
En comparación con otras jurisdicciones, se observa que países como Perú, México y Uruguay han enfrentado retos similares en torno a la autenticación de documentos y la incorporación de la firma electrónica. En Perú, la reforma notarial buscó reducir el fraude inmobiliario mediante controles rigurosos (González Barrón, 2015). En México, el debate se ha centrado en la validez probatoria de la firma electrónica frente a la manuscrita, lo que evidencia la necesidad de ajustes normativos (Ixtlapale Carmona, 2015). Uruguay, por su parte, se enfrenta al desafío de adaptar la función notarial a la sociedad digital sin debilitar la esencia de la fe pública (Bouvier Villa, 2018). Estas experiencias internacionales coinciden en que la evolución tecnológica debe ser acompañada de una regulación clara que garantice la certeza jurídica.
La incorporación de la firma electrónica en el Ecuador, acelerada por la pandemia del COVID-19, constituye un avance importante en términos de eficiencia y accesibilidad. No obstante, aún persisten vacíos regulatorios respecto a la responsabilidad del notario en procesos telemáticos y sobre la fiabilidad de los sistemas digitales empleados. Este vacío normativo genera incertidumbre, por lo que se vuelve indispensable desarrollar mecanismos de control y regulación más estrictos que garanticen tanto la autenticidad de las firmas como la responsabilidad profesional de los notarios.
En síntesis, la discusión pone en evidencia que la autenticación de firmas manuscritas cumple un doble propósito: fortalecer la seguridad jurídica preventiva y consolidar la confianza ciudadana en los actos privados. Sin embargo, su eficacia depende de la adecuada regulación, supervisión institucional y adaptación a los cambios tecnológicos y sociales contemporáneos. El notariado ecuatoriano enfrenta el desafío de equilibrar tradición y modernidad, garantizando que las herramientas tecnológicas se conviertan en aliadas de la fe pública y no en fuentes de incertidumbre jurídica.
El análisis realizado permitió establecer que la autenticación de firmas manuscritas ante el notario en documentos que no constituyen escrituras públicas constituye un mecanismo esencial para garantizar la seguridad jurídica en el Ecuador. A través del estudio histórico, normativo y comparado, se evidenció que esta práctica no solo aporta certeza y validez a los actos jurídicos privados, sino que también previene fraudes y conflictos judiciales.
Se concluye que la distinción entre reconocimiento y autenticación de firmas es fundamental para diferenciar actos de constatación de autoría frente a actos con plena eficacia probatoria, los cuales solo pueden ser garantizados mediante la intervención notarial. Asimismo, se identificó que la firma electrónica y los procesos telemáticos representan avances significativos, aunque requieren un marco regulatorio más robusto que defina claramente las responsabilidades de los notarios y la validez de los procedimientos digitales.
Finalmente, se destaca la necesidad de fortalecer la capacitación de los notarios, y fortalecer la supervisión institucional. Estos elementos resultan indispensables para que el notariado ecuatoriano logre responder eficazmente a los retos sociales y tecnológicos contemporáneos, consolidando su papel como garante de la fe pública y la protección de los derechos ciudadanos.
Autofinanciado.
A todos los agentes sociales involucrados en el proceso investigativo.
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